Вопреки тому, что комплексные инструменты для совместной работы существуют почти десяток лет, они никогда не были в приоритете у бизнес-аудитории. Однако все изменилось и катализатором перемен стала пандемия. Сегодня такие инструменты необходимы компаниям практически как воздух.
На рынке представлено множество инструментов и самые популярные – Microsoft 365 и Google Workspace (ранее G Suite). Обе платформы ориентированы на бизнес и постоянно совершенствуют свой функционал, что только усложняет выбор. Мы решили сравнить оба продукта, чтобы вы смогли выбрать лучший вариант для вашего бизнеса.
Microsoft 365 vs Google Workspace: веб-сайт или приложение?
Вы можете получить доступ к обеим службам на рабочих столах Windows, Linux и MacOS. Но обратите внимание, что приложения Google Workspace являются веб-приложениями, в то время как, приложения Microsoft 365 запускаются с помощью загружаемых настольных клиентов (desktop clients).
Итак, ограничение Google Workspace состоит в необходимости постоянного подключения к Интернету, чтобы иметь возможность эффективно работать в команде. Стоит отметить, что для обеспечения максимальной производительности оба соперника предлагают приложения для iOS, iPad OS и устройств Android .
Microsoft 365 vs Google Workspace – деловая электронная почта: Gmail или Outlook
Gmail имеет простой в использовании и менее загромождённый интерфейс. Он похож на Gmail, который многие применяют для личного пользования. С точки зрения пользователей переход на другую платформу несколько затруднён. Но отмечается что, если людям удобен интерфейс, то и адаптивность выше.
В свою очередь Outlook для бизнеса имеет много полезных функций. В зависимости от отправителя он разделяет электронные письма на папку «Входящие», «беспорядок» и нежелательную почту, позволяя вам сначала отвечать на важные электронные письма. Доступны параметры сортировки, чтобы легко находить электронные письма по дате, размеру или имени отправителя. Функция очистки сокращает бесконечные цепочки писем, поэтому за ними легче следить. Чрезвычайно полезна и синхронизация всех контактов, календаря и электронной почты. Что касается Gmail, то он опирается на отдельные приложения Google Контакты и Календарь, в которых ежедневно не так просто и удобно ориентироваться.
С точки зрения защиты от вредоносных программ, фильтрации спама и групповых псевдонимов оба инструмента надёжные. В Gmail для каждого пользователя можно добавить до 30 псевдонимов электронной почты, в то время как Outlook позволяет 400. Также Outlook предлагает шифрование данных в вашем почтовом ящике до и после отправки электронного письма. Ещё он автоматически отключает любые небезопасные ссылки, которые могут содержать фишинговые письма, вирусы или вредоносные ПО. К плюсам Outlook относят голосовую навигацию, поддержку нескольких устройств и многое другое.
Microsoft 365 vs Google Workspace: облачное хранилище и совместное использование файлов
Хотя между пакетами для корпоративных планов практически нет различий, стартовый план Microsoft 365 имеет большую вместимость по сравнению с самой базовой версией Google Workspace, также известной как Basic. Он позволяет хранить данные объёмом 30 ГБ, в то время как Microsoft предлагает выделенный почтовый ящик на 50 ГБ совместно с 1 ТБ дискового пространства.
Пользователи, которые выбрали корпоративные планы Google Workspace Business и Enterprise, получают опцию неограниченного облачного хранилища, в то время как планы Microsoft 365 E3 и E5 имеют объём хранилища 1 ТБ. Google Диск и Microsoft OneDrive для бизнеса напрямую интегрируются с собственными офисными пакетами, и предоставляют доступ к файлам с любого устройства .
Microsoft 365 vs Google Workspace: бизнес-приложения
Оба конкурента имеют приложения по повышению производительности – для создания презентаций, документов и электронных таблиц. Также оба сервиса предлагают веб-версии и мобильные приложения, однако только Microsoft 365 предоставляет клиентам настольные версии своего программного обеспечения.
Все это означает, что вы должны быть подключены к Интернету во время работы с приложениями Google. Можно работать и в автономном режиме, но его необходимо обновлять при подключении, что может быть обременительно.
Microsoft 365 имеет преимущество перед Google Workspace в области приложений благодаря доступности в различных форматах. Инструменты Microsoft Word, Excel и PowerPoint самые популярные инструменты повышения производительности во всем мире и существуют уже 30 лет. Доступные шаблоны и функциональность этих приложений, а также привычные и знакомые функции и пользовательский интерфейс не имеют себе равных.
Microsoft и Google предлагают и дополнительные инструменты. Microsoft 365 поставляется с приложением One Note, которое поможет создавать быстрые заметки, организовать и иметь под рукой список дел, который интегрируется с Outlook, Microsoft Planner и помогает командам строить планы, назначать задачи, общаться в чате, обмениваться документами, отслеживать обновления и т. д.
Стоит упомянуть и про Microsoft Forms – приложение для создания опросов, викторин и тестов за считанные минуты и проверки результатов в режиме реального времени. Это отличный инструмент для сбора информации. Он поможет собрать отзывы пользователей, клиентов и сотрудников и принять верные бизнес-решения. Также есть Power Automate – платформа для автоматизации бизнес-процессов и рутинных задач.
Google не отстаёт и имеет аналогичные инструменты, но все же они не такие мощные и легко интегрируемые. Вероятно, мощнейший из всех – Google Forms, который поможет создавать онлайн-тестирования, опросы и формы для получения обратной связи от персонала, отправки запросов на отгулы, рабочих заданий и т.п. Для создания заметок имеется приложение Google Keep – простое и не такое сложное, как One Note .
Microsoft 365 vs Google Workspace: инструменты для совместной работы
Google Workspace и Microsoft 365 по сути являются инструментами для совместной работы. Стоит признать, что ни один из них не имеет ключевых преимуществ, поскольку предложения зависят от краткосрочных и долгосрочных ожиданий клиентов от приложения.
Команды, внедрившие любое из приложений, как Google Hangouts или Microsoft Teams, могут совместно работать над документами и электронными таблицами, редактировать в режиме реального времени, отслеживать версии и даже просматривать историю изменений.
Плюс Microsoft 365 в том, что он имеет продвинутый функционал с использованием искусственного интеллекта, который помогает пользователям создавать более совершенные документы. Ведь коллективная работа над документами – это лишь часть процесса совместной работы. В такие времена, как сегодня, когда команды рассредоточены и работают удалённо, компаниям приходится решать более сложные задачи. И здесь бесспорное превосходство имеет платформа Microsoft Teams благодаря своим онлайн-собраниям, веб-средствам, ВКС, групповым чатам, настраиваемым рабочим областям, беспрепятственному обмену файлами, простой интеграции с SharePoint и OneDrive для бизнеса. Google Workspace предлагает для видеоконференций Hangout Meet, но стоит признать, что он не такой мощный, как Teams .
Microsoft 365 vs Google Workspace: что лучше для вашей компании?
Справедливости ради стоит отметить, что Microsoft 365 и Google Workspace являются достойными инструментами и идеально подходят для организации удалённой рабочей среды. Предложения от обеих компаний выглядят весьма заманчиво и интересно. Что лучше или хуже – исключительно субъективное мнение и напрямую зависит от востребованности конкретного функционала и специфики бизнеса. Для того, чтобы окончательно определиться с выбором, рекомендуем оценить оба продукта применительно к своему бизнесу по следующим критериям:
- функциональность,
- возможности для командной работы,
- простота использования,
- безопасность платформы,
- доступность хранилища,
- возможности для масштабирования,
- ограничения приложения.
