Современная действительность такова, что сегодня не только крупный, но и средний, и малый бизнес без автоматизации просто не выживут. Данное утверждение не нуждается в аргументах, поскольку необходимость автоматизации уже общепризнана отечественными бизнесменами. Факт признания не сложно подтвердить цифрами. Менее двух месяцев назад стали известны результаты ежегодного глобального исследования компании Blue Prism «Влияние Цифровой рабочей силы на способность бизнеса к быстрому адаптированию и выживанию в новых условиях» («The Impact of a Digital Workforce on Business Agility & Survival»). Итоговые данные исследования говорят о том, что руководители российских компаний рассматривают автоматизацию бизнес-процессов, как:
- 62% – решение глобальной проблемы производительности,
- 94 % – движущую силу цифровой трансформации,
- 68 % – необходимое условие сохранения конкурентоспособности бизнеса.
Тем самым исследование, проведенное независимой исследовательской компанией Sapio по заказу Blue Prism, подтвердило признание российскими бизнес-лидерами того факта, что для увеличения производительности и трансформации бизнеса автоматизация им «жизненно» необходима. Более того, 92% опрошенных заявили о намерении внедрить и расширить возможности автоматизации в собственных компаниях.
Что же такое автоматизация?
В самом общем виде автоматизация – это комплекс действий с помощью которого можно освободить людские ресурсы от решения монотонных и рутинных задач, и переложить их на определенные программы и технику. Основная цель автоматизации – это оптимизация деятельности, и как результат – увеличение дохода.
Не будем вводить в заблуждение в отношении того, что автоматизация проходит легко и быстро. Автоматизация бизнеса – отнюдь не простой и не быстрый процесс. Но при всем при этом, он не из разряда чего-то непостижимого или дорогостоящего, а лишь процесс подбора и подготовки оборудования и ПО для высокоэффективного решения задач конкретной компании.
В наши в дни автоматизация представляет собой мощное орудие для управления бизнесом и принятия успешных решений. Переложив на «железные плечи» ПК и технологий решение значительной части задач, вы не только получите точные результаты, но и освободите собственное время и ресурсы, которые нередко бывают дороже любых денег.
Зачем бизнесу нужна автоматизация?
Чтобы не быть голословными, разберем ситуацию на конкретном примере, когда на крупном предприятии процесс планирования потребности в материалах и производственных мощностях осуществляется вручную, без внедрения автоматизации. К чему это приведет? Использование приблизительных методов планирования ведет к неточным подсчетам, вследствие чего на складе формируются избыточные запасы материалов, образуется недостаточная загрузка мощностей и как результат – неосновательно большие расходы на ведение производственного процесса. Кроме того, процесс подсчета может занять 3-6 дней, что сейчас совершенно неприемлемо, и содержать немало погрешностей. Выводы здесь излишни, поскольку пример наглядно демонстрирует, к чему приводит отсутствие автоматизации в бизнесе.
Что нужно знать, если вы решили внедрить автоматизацию?
До внедрения автоматизации необходимо детальным образом установить набор требований к новой системе, для чего выявляют:
- перечень бизнес-процессов, нуждающихся в автоматизации;
- информационные объекты, которые требуется включить в систему;
- алгоритмы действий системы;
- формируемые отчеты.
Также стоит ответить на вопрос – что сначала автоматизировать в компании. Среди ответов нередко встречаются скорость, результативность, качество, точность. Эксперты советуют провести анализ для обнаружения того, что именно не устраивает в текущей работе. Учитывая анализ и ответы на обозначенный вопрос, можно сделать выбор относительно необходимых автоматизированных систем. Для получения профессионального мнения рекомендуется пригласить IT-компанию, которая является экспертом в вопросах автоматизации. Уже на этапе планирования она поможет избежать ошибок, которые приведут к немалым расходам в случае неудачного внедрения.
Какие риски вас подстерегают при внедрении автоматизации?
На этапе внедрения автоматизации бизнес-процессов часто приходится сталкиваться со следующими рисками:
- На стадии разработки проектов. Нередко проекты по оптимизации бизнес-процессов становятся неудачными по причине того, что проблема была плохо исследована, или был затеян «процесс ради самого процесса автоматизации».
- Затягивание сроков внедрения. Начальной стадией внедрения автоматизации являются исследования, которые включают в себя многочисленные отчеты по бизнес-процессам компании. На этом этапе постоянно возникают такие проблемы, как затягивание процесса согласования деталей внедрения и многократная передача документов от заказчика к подрядчику. Чтобы избежать эту неприятность, рекомендуется тщательно изучить договор на стадии подписания и прописать в нем сроки подготовки документации, а также не забыть указать количество согласований. Кроме того, большое значение для успешного внедрения и интеграции системы автоматизации играет правильный выбор исполнителя – надежной IT-компании, которая сможет соблюсти все сроки внедрения.
- Непринятие нововведений сотрудниками компании. Пожалуй, самая излюбленная тема работников любой компании – это жалобы на большой объем бумажной работы. Однако, если вы начнете внедрять автоматизацию, чтобы заменить бумажную работу нажатием парой клавиш ПК, то сразу столкнетесь с неприятием и просьбами вернуть все на свои места. Несмотря на то, что автоматизация проводится для их же блага, она почти всегда отторгается работниками на этапе внедрения. Причина кроется в том, что многолетняя работа с документами, пусть и нелегкая, но привычная и понятная, а новые программы придется изучать и осваивать. Чтобы избежать данный риск, стоит провести предварительную работу и объяснить сотрудникам все выгоды автоматизации. Рассказать о том, что буквально через месяц они будут удивлены как они раньше работали без базы данных.
Какие бизнес-процессы нужно автоматизировать?
Автоматизацию начинают с наиболее громоздких рутинных задач и процессов, напрямую влияющих на доход компании, либо с самых проблематичных участков. В результате чего сначала стоит автоматизировать:
- задачи, которые невозможно выполнять вручную либо на выполнение которых уходит необоснованное количество времени и людских ресурсов. У каждой компании эти задачи индивидуальные, но в целом к ним относятся – учет розничного товарооборота, анализ движения товаров, планирование денежных потоков, планирование и учет рабочего времени и многие другие;
- деятельность сотрудников, которые выполняют однообразные рутинные операции – логисты, менеджеры по продажам. К примеру, можно использовать автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и тем самым полностью освободить работника от выполнения данной задачи;
- складские запасы, занятость сотрудников и иные подобные задачи с целью контроля, и наведения общего порядка в компании.
Отдельным компаниям не стоит сразу автоматизировать абсолютно все бизнес-процессы, а последовательно расширять масштабы автоматизации по мере надобности. В итоге они постепенно сформируют единую систему управления. Чтобы понять, какие процессы надо оптимизировать и не ошибиться с выбором ПО и программ, которые максимально подойдут именно вашей компании, следует воспользоваться услугами опытных специалистов IT-компании.
Какова реальная польза для бизнеса от автоматизации?
Автоматизация позволяет бизнесу успешно развиваться и быстро адаптироваться к постоянно меняющейся и набирающей обороты бизнес-среде. Преимущества автоматизации в том, что ее правильное внедрение поможет компании достигнуть следующих результатов:
- ускорение и повышение качества работы;
- сокращение временных затрат на решение рутинных задач;
- увеличение прозрачности и технологичности бизнеса;
- четкий контроль над большими объемами информации;
- автоматизация ручного труда;
- повышение точности и уменьшение погрешностей в работе;
- рост конкурентоспособности;
- улучшение качества обслуживания клиентов;
- рост клиентской базы;
- своевременная и качественная отчетность;
- увеличение прибыли.
Таким образом, автоматизация бизнеса – это главный инструмент для оптимизации временных ресурсов, финансов и сил, который поможет повысить производительность и доходы компании.
IT-компания «+Альянс» подберет самые грамотные способы автоматизации, которые помогут вашему бизнесу увеличить прибыль, конкурентоспособность и эффективность.
