Вы будете удивлены, если узнаете сколько часов каждый сотрудник компании проводит в конференц-комнатах, участвуя во всевозможных собраниях, совещаниях, заседаниях, встречах и брифингах. В среднем эта цифра составляет не менее 20 часов в месяц, тем самым почти сутки мы ежемесячно проводим свое рабочее время в конференц-комнатах. Бесспорно, что профессиональное техническое оснащение, комфорт, дизайн и особенности данных помещений оказывают значительное влияние на качество совещания и, более того, выступают залогом успешного развития компании. В связи с этим, конференц-комната должна полностью соответствовать всем запросам и доставлять максимальный комфорт всем участникам конференций.
При оборудовании конференц-комнаты стоит обратить внимание на системы телеприсутствия – это современные сложные комплексы видеоконференцсвязи, которые создают эффект присутствия и содержат как оборудование по последнему слову техники, так и супер-удобную эргономичную мебель, комфортное освещение, и все остальные детали интерьера.
Какое помещение можно гордо именовать конференц-комнатой?
Конференц-комната – это современное и комфортное помещение, оснащенное специальным оборудованием, и используемое для проведения конференций. Таким образом, для полноценного функционирования данных помещений главная функция отводится качественному профессиональному оборудованию, которое состоит из следующих систем:
- система управления;
- система отображения визуальной информации;
- система видео-конференц связи;
- система конференц-связи;
- система озвучивания;
- система профессионального освещения;
- система документирования.
Система управления
По значимости систему управления можно смело ставить на первое место и без нее, как например, машина без двигателя, помещение уже не сможет быть современным и «интеллектуальным». Поскольку с помощью данной системы абсолютно все оборудование конференц-комнаты интегрируется в единый комплекс. Управление системами данного помещения можно производить как с помощью интерфейса, доступного по Wi-Fi с мобильного устройства, так и со стационарного ПК.
От того, насколько качественная система управления с интуитивно-понятным интерфейсом управления установлена, будет напрямую зависеть скорость настройки или перенастройки оборудования, в частности, управление звуком, светом, смена источников и многое другое.
Система отображения визуальной информации
Пожалуй, самое необходимое для любой конференц-комнаты – это оборудование для отображения визуальной информации. Сегодня вам могут предложить немало вариантов средств отображения: интерактивные доски, плазменные и LCD панели, мультимедиа проекторы, телевизионные панели, выдвижные мониторы, встроенные в стол. Но выбирать конкретное оборудование представления видео контента нужно с учетом размеров и возможностей конференц-комнаты, в частности, как хорошо его будет видно всем участникам конференции.
Немаловажно, чтобы средство отображения гармонично вписывалось в общий дизайн комнаты и не создавало помех для работы. В случае, когда не хватает одного средства отображения используются дополнительные, к примеру, дублирующие LCD панели.
Система видео конференц-связи
Чтобы определить комплект оборудования, необходимый для видео конференц-связи, стоит установить ее тип. В любом случае предпочтительней выбрать интегрированные моторизированные PTZ видеокамеры, включающие в себя функции поворота, наклона вверх или вниз, приближения и отдаления изображений. При работе таких камер можно применить как ручной, так и автоматический режимы. В случае использования автоматического режима не требуется даже оператор для переключения между лицами участников конференции. Благодаря такому функционалу докладчик на конференции всегда будет в центре внимания.
Преимуществом PTZ видеокамер является и то, что в их функционале содержится такая удобная опция, как съемка комнаты и докладчиков с разных углов для дальнейшей записи конференции.
Система конференц-связи
В классический комплект оборудования системы конференц-связи входит центральный блок, пульт председателя и настольные или врезные пульты участников. Сама система может быть представлена в виде пультов с микрофонами вроде «гусиная шея», «пушка» или «микрофонный массив». В отличие от обычных микрофонов, конференц-системы имеют дополнительный полезный функционал: постановка докладчиков в очередь, а также прерывание или перехват выступления, используя приоритетную функцию председательского пульта.
Кроме конференц-систем, можно применить микрофонные системы различных исполнений, выбор которых напрямую зависит от специфики конференц-комнаты.
Система озвучивания
При проведении конференций звук выступает в качестве ключевого носителя информации, и немаловажной задачей является – качественно и с достаточной громкостью донести до каждого участника аудио информацию. Также нужно не забыть и про установку систем усиления аудиосигналов, посредством чего участники конференции смогут хорошо слышать друг друга.
Говоря про акустическую систему, обычно имеют ввиду целый комплекс аудио аппаратуры: от микрофонов и микшерского пульта до динамиков. В состав акустической системы входят и устройства по обработке звука в помещении, в том числе подавители обратной акустической связи, гейтеры, компрессоры-лимиттеры. Поскольку для конференц-комнат требуются специальные устройства с механизмами подавления всевозможных помех, среди которых: эффект эхо, шумы, обратная акустическая связь и нечеткая слышимость.
В целом звуковое оборудование выполняет функцию правильного распространения звука в конференц-комнате, чтобы не было глухих зон, плохого звука и иных проблемных моментов.
Система профессионального освещения
Принимая во внимание тот факт, что практически в каждом конференц-зале закладывается как минимум несколько групп освещения, которое можно переключать в зависимости от сценария мероприятия, то управление освещением автоматизируется с возможностью регулирования яркости свечения установленных ламп.
Зачастую выделяется светом трибуна докладчика, в случае ее наличия, а также используют локальную подсветку каждого места, и применяют отдельную схему для освещения мест презентаций. В свою очередь, для проведения видеосъемки стоит применять специальное освещение, которое лучше спроектировать индивидуально.
Отдельно стоит отметить, что в конференц-комнатах даже интерьер имеет значение: в помещении должно быть достаточно света, не слишком яркий цвет стен, а также стоит порекомендовать установку шумопоглощающих панелей.
Что выбрать: опыт и профессионализм или «и так сойдет»?
Итак, несмотря на немалый размер статьи, в нее поместились лишь основополагающие стандартные постулаты проектирования и монтажа конференц-комнат. В действительности, помимо представленного материала, имеется множество нюансов, к примеру, совместимость необходимых устройств. Никто не сомневается, что вы сами способны оборудовать конференц-комнату, если исследуете все тонкости работы устройств, закупите требующееся оборудование и все смонтируете. Однако, выбирая данный путь, стоит учитывать, что у вас не будет гарантии положительного конечного результата и вы понесете немалые временные затраты.
Наша компания поможет максимально эффективно подобрать оборудование для конференц-комнаты, учитывая все требования и пожелания, и произвести монтаж и наладку системы в самые короткие сроки. Помните, что грамотный подход к оснащению конференц-комнаты сможет превратить данное помещение в полноценный инструмент вашего бизнеса, который будет способствовать эффективному управлению компанией.
Проектирование и монтаж конференц-зала – сложный и кропотливый процесс, включающий множество нюансов, поэтому лучше всего воспользоваться услугами профессиональных компаний в сфере ИТ-аутсорсинга.
