Как перенести данные при переходе на Microsoft 365

Переход организации на облачную платформу Microsoft 365 требует грамотного подхода и четкого планирования всех этапов миграции. Это касается не только выбора подходящего тарифного плана, но и переноса корпоративной почты, файлов, баз данных и настроек пользователей в новую среду. Для тех, кто хочет попробовать новый подход к управлению рабочими процессами, у нас можно купить лицензию на Windows 365, облачный вариант операционной системы, позволяющий сотрудникам работать удаленно с любыми устройствами и операционными системами.

Подготовка к переносу данных

Первым этапом является оценка текущего состояния вашей информационной системы. Важно проанализировать объемы данных, типы используемых приложений и сервисов, специфику бизнес-процессов и требования к доступности информации. Если инфраструктура предприятия включает локальные серверы, специализированные приложения или собственные разработки, необходима дополнительная подготовка перед миграцией.

Особое внимание уделяется вопросам совместимости программного обеспечения и оборудования с облаком Microsoft 365. Для крупных компаний рекомендуется провести тестирование типичных рабочих процессов и удостовериться, что переход не приведет к снижению производительности труда сотрудников.

Важно учитывать, что не все виды данных могут быть перенесены автоматически. Например, файлы формата. pst (архивы Outlook) требуют ручного импорта, а некоторые старые версии корпоративных приложений могут потребовать обновления перед началом эксплуатации в облаке. Убедитесь, что ваши сотрудники знакомы с интерфейсом новых инструментов Microsoft 365, чтобы минимизировать риски ошибок и сбоев в работе.

Выбор метода миграции

Существует несколько основных способов:

• Вручную. Этот метод подходит для небольших объемов данных и ограниченного количества пользователей. Он включает в себя ручное копирование информации из старых систем в новые. Этот вариант затратен по времени и подвержен ошибкам, поэтому редко используется в крупных компаниях.
• С помощью встроенных инструментов Microsoft. Сервис предоставляет собственные инструменты для миграции, например, Центр миграции Exchange. Они позволяют переносить почтовые ящики, контакты и календари. Эти инструменты удобны, но могут иметь ограничения в плане скорости и сложности миграции больших объемов данных.
• Использование сторонних инструментов. Существуют специализированные решения от сторонних разработчиков, которые предлагают более гибкие возможности для миграции, такие как поддержка различных типов данных, расширенные параметры настройки и возможность автоматизации процесса. Эти инструменты часто предоставляют более высокую скорость переноса и более широкий спектр функций.

Выбор метода миграции зависит от размера компании, объема данных, сложности инфраструктуры и бюджета. Важно учитывать не только стоимость лицензий на инструменты, но и затраты на обучение персонала, поддержку и устранение возможных проблем.

Перед началом миграции необходимо подготовить целевую среду Microsoft 365. Это включает в себя настройку учетных записей пользователей, групп, политик безопасности и других параметров. Важно убедиться, что все пользователи имеют необходимые лицензии и права доступа к ресурсам. Также рекомендуется провести тестирование миграции на небольшой выборке данных, чтобы выявить возможные проблемы и отладить процесс.

Оптимизация процесса переноса

Скорость интернет-соединения играет ключевую роль в скорости миграции. Убедитесь, что у вас достаточно пропускной способности для переноса данных. При необходимости рассмотрите возможность увеличения пропускной способности или использования специализированных решений для оптимизации трафика.

Перенос больших объемов данных может занять много времени. Разбейте миграцию на этапы, например, по отделам или группам пользователей. Это позволит снизить нагрузку на систему и избежать простоев. Планируйте миграцию в нерабочее время, чтобы минимизировать влияние на работу пользователей. Это может быть ночь, выходные или праздничные дни.

Ведите постоянный мониторинг процесса миграции, чтобы отслеживать прогресс, выявлять ошибки и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Используйте инструменты мониторинга, предоставляемые Microsoft 365 или сторонними решениями.

Перед началом миграции обязательно создайте резервные копии всех данных. Это поможет вам восстановить информацию в случае каких-либо сбоев или ошибок.

После завершения миграции необходимо провести проверку перенесенных данных, чтобы убедиться в их целостности и корректности. Проверьте почтовые ящики, файловые хранилища, контакты, календари и другие системы. Убедитесь, что все данные перенесены правильно и доступны пользователям. Также рекомендуется провести обучение пользователей работе с новой системой и предоставить им необходимую поддержку.

Не стоит забывать и об управлении доступом к данным в Microsoft 365. Правильная настройка политик безопасности и прав доступа поможет защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа. Регулярно проверяйте настройки безопасности и при необходимости вносите корректировки.

Мы также предлагаем Яндекс 360 для бизнеса — решение, позволяющее интегрировать российские сервисы и продукты в вашу повседневную деятельность.