Лицензии Microsoft 365 Copilot часто покупают раньше, чем решают, кому их отдать. Показываю по двум отчётам Microsoft: один отличает всех с лицензией от тех, кто ею пользуется, второй еженедельно подсказывает кандидатов на лицензию. Цены в статье нет.
Microsoft 365 Copilot куплен, лицензии розданы, а пользуется ассистентом десяток человек. Или закупка только обсуждается, и никто не может сказать, кому лицензия нужна на самом деле. В обоих случаях гадать не надо: ответ лежит в двух штатных отчётах админ-центра Microsoft 365.
Я Александр Жогов, основатель компании «+Альянс»; интеграция Microsoft 365 Copilot — одна из наших услуг. Гонку за ИИ я вижу так: лицензии покупают первыми, а кому их отдать, выясняют потом. Ниже — что смотреть в каждом отчёте, чего по ним не понять и в каком порядке я бы считал закупку. Первый шаг простой: откройте отчёт об использовании Microsoft Copilot и найдите в нём Active users rate.
Коротко
- Начните с отчёта об использовании Microsoft Copilot. Три его величины отвечают на разные вопросы: сколько людей держат лицензию Microsoft 365 Copilot за выбранный период («Enabled Users»), сколько из них за тот же период сами запускали функции ассистента («Active Users») и какова доля вторых в первых («Active users rate»).
- Открытая панель Copilot в Word активностью не считается: порог активности — отправленный запрос.
- Кандидатов на лицензию Microsoft 365 Copilot отчёт о готовности предлагает сам: колонка «Suggested candidate for Copilot» раз в неделю отмечает верхнюю четверть тех, у кого лицензии ещё нет, а приложениями Microsoft 365 — например, Teams и Outlook — они пользуются постоянно. Без купленных лицензий Microsoft Copilot колонка недоступна.
- Microsoft делит разворот на три фазы: Pilot, Deploy, Operate. В пилотную группу берут людей из разных подразделений, желательно тех, кто и так много работает в Microsoft 365.
- Цен лицензий Microsoft 365 Copilot в статье нет: они живут в каталоге и меняются по курсу. Статья про другое — кому лицензия действительно нужна.
Четыре симптома, из которых два уже разобраны
У нас есть услуга — интеграция Microsoft 365 Copilot с корпоративными системами. Нужна она при четырёх симптомах:
- Copilot купили, а работает с ним человек десять: рабочих сценариев сотрудникам никто не показывал.
- Ассистент видит только почту и файлы Microsoft 365. До данных 1С, CRM и внутренних систем он не дотягивается.
- Права доступа в тенанте не разобраны, и Copilot может показать сотруднику документы, которые тому видеть не положено.
- Непонятно, какие лицензии нужны и во что обойдётся внедрение на всю компанию.
Четыре симптома, при которых нужна интеграция Microsoft 365 Copilot. Красным отмечены два, которые разбираются в этой статье, серым — два, разобранные в отдельных статьях.
Эта статья — про первый и четвёртый симптомы. Второй и третий у нас уже разобраны, поэтому здесь о каждом по абзацу.
Ассистент видит только почту и файлы Microsoft 365
Лицензионных уровней у Copilot три, и рабочие данные компании ассистент сам подключает только на одном — Microsoft 365 Copilot (Premium). На двух базовых чат не использует организационные данные через Microsoft Graph. Вторая причина — коннекторы: в перечне готовых коннекторов Microsoft 1С и Битрикс24 не названы. Таблица типов коннекторов и два пути к 1С — в статье «Microsoft 365 Copilot: что это и как его подключают к CRM и 1С, а не только к почте».
Права доступа в тенанте не разобраны
Microsoft 365 Copilot выдаёт пользователю то, к чему у того есть права. А вот сами права в SharePoint по умолчанию широкие: настройки общего доступа изначально стоят в самом разрешительном варианте. Разбирают их инструментами, среди которых Content Management Assessment, data access governance reports, Restricted Access Control и Restricted Content Discovery. Как они устроены и чем отличаются два последних, я разбирал в статье «Copilot видит только то, к чему у пользователя есть доступ. Именно поэтому он покажет лишнее».
Пользуются ли купленными лицензиями: что показывает отчёт об использовании
Лицензии выданы. Пользуется ли кто-нибудь ассистентом на самом деле? Ответ даёт отчёт об использовании Microsoft Copilot — штатный отчёт админ-центра Microsoft 365. В нём сводка: как сотрудники осваивают ассистента, продолжают ли им пользоваться и с какими приложениями работают. Данные появляются в течение 48 часов после дня активности.
В именах отчётов в админ-центре Microsoft 365 стоит «Microsoft Copilot» без «365». Это не опечатка: продукт переименован, Microsoft 365 Copilot теперь называется Microsoft Copilot. Имена лицензионных уровней пока сохраняют «Microsoft 365 Copilot».
Для закупки в отчёте об использовании Microsoft Copilot важно одно: он разводит покупку и пользование. Величин три:
- Enabled Users — сколько уникальных сотрудников имели лицензию Microsoft Copilot за выбранный период.
- Active Users — сколько сотрудников из числа Enabled Users сами запустили за этот период хотя бы одну функцию ассистента хотя бы в одном приложении Microsoft 365.
- Active users rate — Active Users, поделённые на Enabled Users.
Если лицензию получили все, кому планировали, а работает с ассистентом десяток человек, вы увидите это по низкому Active users rate.
Три величины отчёта об использовании Microsoft Copilot и порог активности на примере Word.
Где стоит порог активности
Планка активности в отчёте об использовании Microsoft Copilot низкая, но не нулевая. Активностью считается осознанное действие с функцией ассистента. Пример на Word: сотрудник нажал значок Copilot на ленте и открыл панель чата — в активность это не идёт. Отправил в панель запрос — идёт.
Один осознанный запрос за период — и сотрудник уже в Active Users. Поэтому высокую долю активных я не читаю как доказательство того, что Microsoft 365 Copilot встроен в работу. Рядом с долей смотрите таблицу по пользователям.
Видно каждого, у кого лицензия была за последние 180 дней — включая тех, кто ни разу не отправил запрос
Кроме сводки в отчёте об использовании Microsoft Copilot есть таблица по каждому пользователю с полями «Prompts submitted (any app)», «Active Days» и «Last activity date (UTC)». В таблицу попадают все, у кого лицензия Microsoft Copilot была хоть раз за последние 180 дней. Попадают и те, у кого лицензию потом сняли, и те, кто ассистентом не пользовался совсем. Сотрудник, который за 180 дней не отправил в Microsoft 365 Copilot ни одного запроса, виден в таблице так же, как активный.
С таким списком уже можно идти к руководителям подразделений: кому показать сценарии, а у кого лицензия лежит без дела.
Журнал аудита — инструмент для другого. Данные аудита, на которых работают решения Microsoft Purview, собраны для задач безопасности и соответствия требованиям; как основа для отчётности об использовании Copilot они не предназначены. Инструментов для измерения два: сам отчёт в админ-центре Microsoft 365 и Copilot Dashboard в Viva Insights.
Что делать с простаивающей лицензией
Отчёт об использовании Microsoft Copilot может назвать и число неактивных — за выбранный интервал, например за последние 28 дней. Умеет он и другое: уведомить неактивных пользователей, которым, возможно, нужна подсказка или напоминание.
Уведомления уходят через Organizational Messages, и там есть две готовые карточки. Первая, «Encourage people to use Microsoft Copilot», адресована всем пользователям Windows 11 с лицензией Microsoft Copilot, которые не пользовались продуктом в скользящем окне 30 дней. Вторая, «Help users save time with Copilot in Teams», — новым пользователям Microsoft Teams с той же лицензией, которые за такое же окно не пользовались Copilot в Teams.
С напоминания я бы и начал: карточки уже готовы.
«Непонятно, какие лицензии нужны»: отчёт о готовности
На вопрос «какие лицензии нужны» в админ-центре Microsoft 365 отвечает второй штатный отчёт — отчёт о готовности Microsoft Copilot. Он помогает понять, кто технически подходит под лицензию Copilot, и упорядочить разворот. Прямо из отчёта можно выдавать лицензии и следить за использованием тех приложений Microsoft 365, с которыми ассистент работает лучше всего.
Величин в отчёте о готовности Microsoft Copilot четыре:
- Total Prerequisite Licenses — сколько сотрудников уже имеют хотя бы одну лицензию или могут её получить.
- Users on an eligible update channel — сколько сотрудников сидят на подходящем канале обновлений приложений: Current Channel или Monthly Enterprise Channel. Им лицензию Copilot выдать можно.
- Assigned Licenses — сколько лицензий Copilot уже выдано.
- Available Licenses — сколько сотрудников лицензии Copilot не имеют. Их отчёт предлагает рассмотреть первыми.
Четыре величины отчёта о готовности Microsoft Copilot и еженедельная отметка кандидатов на лицензию.
Еженедельный список кандидатов на лицензию
Самое практичное в отчёте о готовности Microsoft Copilot — колонка «Suggested candidate for Copilot». Она подсказывает, кого рассмотреть для начального разворота и пилотной программы. Каждую неделю в отметку попадает верхняя четверть сотрудников без лицензии — 25 %. Отбор идёт по тому, насколько постоянно и интенсивно человек работает в приложениях Microsoft 365, где Copilot полезен, — например, в Outlook, Teams и Word. По этим отметкам администратор может подготовить план лицензирования, опираясь на данные.
Про колонку «Suggested candidate for Copilot» Microsoft обещает осторожно — «might benefit most»: колонка помогает найти тех, кто, возможно, получит от Copilot больше всего пользы.
Что ещё нужно знать про колонку кандидатов:
- внутри отмеченной четверти ранжирования нет, по местам кандидаты не расставлены;
- список пересчитывается каждую неделю, получившие лицензию из расчёта выпадают, и со временем отметку может получить каждый подходящий сотрудник;
- работает колонка только у клиентов, которые лицензии Microsoft Copilot уже купили.
И отдельная оговорка Microsoft о данных колонки «Suggested candidate for Copilot», которую я бы показал кадровой службе прежде, чем отчёт попадёт ей в руки: «This data isn't intended to be used to evaluate employee performance» — данные колонки не предназначены для оценки работы сотрудников.
Какой отчёт на какой вопрос отвечает
| Отчёт | Что считает | На какой вопрос закупки отвечает |
|---|---|---|
| Отчёт об использовании Microsoft Copilot | Enabled Users, Active Users, Active users rate; по каждому пользователю — Prompts submitted (any app), Active Days, Last activity date (UTC) | Пользуются ли купленными лицензиями Microsoft 365 Copilot и кто не пользуется |
| Отчёт о готовности Microsoft Copilot | Total Prerequisite Licenses, Users on an eligible update channel, Assigned Licenses, Available Licenses; колонка Suggested candidate for Copilot | Кто технически подходит под лицензию и кого отчёт предлагает рассмотреть первым |
Порядок, который описывает сама Microsoft: Pilot, Deploy, Operate
Четвёртый шаг подготовки к Copilot у Microsoft разбит на три фазы:
- Pilot — лицензии получает малая группа, чтобы проверить разворот и собрать обратную связь.
- Deploy — лицензии получает более широкая группа.
- Operate — за использованием и освоением следят и вносят поправки по необходимости.
В пилот берут людей из разных подразделений компании, желательно тех, кто и без ассистента много работает в Microsoft 365. Найти их можно по метрикам использования в том же админ-центре. Когда эти люди освоятся, у компании появляются «product champions» — сотрудники, которые помогают остальным освоить Microsoft 365 Copilot.
На фазе Operate влияние Copilot на организацию измеряют двумя инструментами: Copilot Dashboard в Viva Insights и отчётами об использовании Microsoft 365 в админ-центре.
Три фазы разворота Microsoft Copilot: кого брать в пилот и чем измерять результат на фазе Operate.
Лицензирование: входит в один план или докупается
Формально лицензия устроена так: Microsoft Copilot входит в план Microsoft 365 E7, а к другим планам докупается как дополнение.
Цены лицензии в статье нет. Она пересчитывается по курсу, поэтому цифру смотрите в каталоге на день закупки. Стоимость внедрения мы называем после аудита.
Лицензии Microsoft 365 Copilot мы поставляем сами, по подписке CSP, и берём на себя внедрение и интеграцию. Подбор лицензий в нашей услуге — отдельный шаг: считаем, кому нужен полный Microsoft 365 Copilot, а кому достаточно других планов. При этом Copilot — продукт Microsoft, оба отчёта штатные, и открыть их в своём админ-центре вы можете без нас. Проговариваю это, чтобы вы не искали подвох.
У нас сценарии тоже появились не сразу
Microsoft 365 Copilot работает в компании «+Альянс» около года. Ни один рабочий сценарий не появился у нас от самой покупки лицензий — это моё наблюдение по своей компании, не цифра из отчёта. Из внешних источников к ассистенту у нас подключён Битрикс24 — собственным MCP-сервером. Как устроено такое подключение и что у нас не вышло с первой попытки, описано в статье о подключении Microsoft 365 Copilot к CRM и 1С.
В нашей услуге работа со сценариями — отдельная часть. Сначала мы запускаем Copilot на пилотной группе и собираем сценарии, которые реально экономят время. Потом обучаем сотрудников этим сценариям и разворачиваем инструмент на компанию. Клиентских внедрений у нас пока нет: проекты на согласовании.
Чего эти отчёты не решают
Какую долю активных считать нормальной, отчёты не подскажут: они показывают сами величины. Отраслевые средние публикуют сторонние аналитики. Рабочая замена им — сравнивать свой Active users rate с собственными прошлыми периодами: отчёт об использовании Microsoft Copilot как раз позволяет отмечать пользователей и периоды, где использование низкое или падает.
Итоговое число лицензий Microsoft 365 Copilot на компанию отчёты не выдают, формулы подбора в них нет. Есть другое: еженедельный список кандидатов из сотрудников без лицензии и три фазы разворота — Pilot, Deploy, Operate. Расчёта окупаемости лицензий среди этих инструментов тоже нет.
Цифры отчёта из админ-центра Microsoft 365 и Copilot Dashboard в Viva Insights я бы в одну таблицу не сводил: состав пользователей и период у двух инструментов могут отличаться.
Главное ограничение — у колонки «Suggested candidate for Copilot»: она доступна только компаниям с уже купленными лицензиями Microsoft Copilot. Объём первой партии приходится определять без неё.
Я бы шёл так. Первую партию считал бы по величинам отчёта о готовности Microsoft Copilot: сколько сотрудников на подходящем канале обновлений, сколько лицензий уже выдано. Пилотную группу набирал бы из сотрудников, которые и так плотно работают в Microsoft 365. Закупку расширял бы после того, как в отчёте об использовании по этой группе появится активность, а у людей — сценарии, которые можно показать остальным. Это мой порядок, а не требование платформы: план лицензирования остаётся за администратором, колонка кандидатов даёт ему данные.
Частые вопросы
Как понять, пользуются ли сотрудники купленными лицензиями Microsoft 365 Copilot?
Откройте в админ-центре Microsoft 365 отчёт об использовании Microsoft Copilot и сравните в нём две величины: «Enabled Users» (сотрудники с лицензией) и «Active Users» (из них те, кто сам запускал функцию ассистента). Их отношение отчёт считает сам и показывает как «Active users rate».
Что отчёт об использовании Microsoft Copilot считает активностью?
Осознанное действие с функцией ассистента. В Word, например, открытие панели Copilot в активность не засчитывается, а отправка запроса в эту панель засчитывается. То есть одного запроса за период достаточно, чтобы сотрудник попал в Active Users.
Можно ли по отчётам Microsoft определить, кому выдавать лицензии?
В отчёте о готовности Microsoft Copilot есть колонка «Suggested candidate for Copilot»: каждую неделю она помечает верхние 25 % сотрудников без лицензии по интенсивности работы в приложениях Microsoft 365, таких как Teams, Outlook и Word. С этими отметками план лицензирования можно строить на данных, а не на догадках. Ранжирования внутри этой четверти нет, а саму колонку видят только клиенты с купленными лицензиями Copilot.
Работает ли подбор кандидатов, если лицензий ещё нет?
Нет. Колонка «Suggested candidate for Copilot» доступна только клиентам, купившим лицензии Microsoft Copilot. Стартовую закупку приходится планировать другими средствами.
Можно ли по этим отчётам оценивать работу сотрудников?
Данные колонки «Suggested candidate for Copilot» для этого не предназначены — такое ограничение ставит сама Microsoft. Назначение колонки — поддержать разворот Copilot: она подсвечивает сотрудников, которые скорее всего быстро получат от него пользу.
Почему в статье нет цен лицензий Microsoft 365 Copilot?
Цена меняется чаще, чем статья, поэтому в тексте её нет: смотреть цифру нужно в каталоге компании «+Альянс» на день закупки.
Три ситуации закупки — что я открываю в каждой
Если лицензии Microsoft 365 Copilot куплены на всех, кому планировали, первым делом смотрите отчёт об использовании Microsoft Copilot: Active users rate за выбранный период и таблицу по пользователям с полем «Last activity date (UTC)». Тем, кто в скользящем окне 30 дней продуктом не пользовался, адресована готовая карточка Organizational Messages — для пользователей Windows 11 с лицензией Copilot.
Если закупка ещё обсуждается, нужен отчёт о готовности Microsoft Copilot и его четыре величины: «Total Prerequisite Licenses», «Users on an eligible update channel», «Assigned Licenses», «Available Licenses».
Сложнее третий случай: лицензии есть у части сотрудников. Тогда нужны оба отчёта — колонка кандидатов отмечает тех, кому ассистент, возможно, пригодится больше остальных, а отчёт об использовании показывает, что происходит с уже выданными лицензиями. По-моему, именно здесь штатные отчёты Microsoft работают в полную силу, и закупка идёт за цифрами, а не за гонкой.
Александр Жогов, основатель компании «+Альянс».
