Политика использования ИИ в компании: как составить и что в ней не забыть

Если сотрудники уже пишут письма в чат-ботах, расшифровывают встречи и просят ИИ свести таблицу, а правил на этот счёт в компании нет, каждый решает сам. Какой сервис взять. Можно ли вставить туда договор с клиентом. Кто отвечает, если ИИ ошибся в цифре.

Мы в «+Альянсе» сейчас составляем политику использования ИИ для себя. Документ пока в проекте. Но разделы уже сложились. Здесь — порядок разделов, наши решения с причинами и то, как ввести такой документ: приказом, с перечнем разрешённых сервисов и подписями сотрудников. Первый шаг можно сделать сегодня.

Коротко

• Закон об ИИ, Федеральный закон № 243-ФЗ, политики использования ИИ от компании не требует: он регулирует большие фундаментальные модели.
• Первый шаг — выписать ИИ-сервисы, которыми уже пользуются сотрудники, и ИИ-функции, встроенные в почту, CRM, видеосвязь и другие рабочие сервисы.
• Наш проект политики держится на двух списках: разрешённые ИИ-сервисы и сведения, которые в них не вводятся. Среди запрещённых сведений — пароли и ключи, данные из систем заказчиков, сведения из кадровых документов.
• В нашем проекте встречу с внешними участниками записывают и расшифровывают с помощью ИИ, только если согласились все внешние участники.

С чего начать: выпишите, где у вас уже работает ИИ

Первый шаг не требует никакого документа. Возьмите лист и выпишите две вещи.

Первое — сервисы, которыми сотрудники пользуются по своей инициативе: чат-боты в браузере, мобильные приложения, расширения. Пометьте, где это личный аккаунт или бесплатный тариф.

Второе — ИИ внутри рабочих сервисов. Такие функции мы называем встроенными: например, Microsoft 365 Copilot в Outlook и Teams или CoPilot в Битрикс24. Пройдитесь по почте, офисным программам, видеосвязи, CRM, системе заявок и браузеру, а в видеосвязи заодно поищите ботов, которые записывают и конспектируют встречи.

В нашем проекте с найденным поступают так. Встроенная ИИ-функция, расширение или бот-записыватель допускаются, только если они внесены в перечень разрешённых сервисов. Если поставщик включил ИИ-функцию в рабочем сервисе без решения компании, сотрудник ею не пользуется и сообщает генеральному директору. Директор либо отключает функцию, либо вносит её в перечень.

Ваш лист после первого шага — черновик перечня. С него политика и начинается.

Закон об ИИ: что он меняет и чего от компании не требует

В июле 2026 года подписан Федеральный закон от 26.07.2026 № 243-ФЗ «О поддержке развития технологий искусственного интеллекта в Российской Федерации». Он про большие фундаментальные модели. По закону такая модель, среди прочих признаков, предназначена для работы на уровне, сопоставимом с человеком или выше, содержит не меньше миллиарда параметров и применяется для множества разных задач.

Закон действует с 1 сентября 2026 года, а часть его положений вступит в силу 1 марта 2027 года. Среди них статьи 8–10 и норма, по которой Правительство устанавливает случаи, когда допускаются только суверенные и (или) национальные большие фундаментальные модели.

Политику использования ИИ, перечень сервисов или инструктаж сотрудников закон № 243-ФЗ от компании не требует. Но пересмотр своей политики мы привязали ко дню, когда вступят в силу отложенные положения закона. Ещё в нашем проекте есть пункт для тех, кто предлагает ИИ-решение госзаказчику или организации финансового рынка: до предложения проверить требования заказчика и законодательства к моделям.

Из каких разделов состоит политика

Политика использования ИИ — внутренний документ компании, который устанавливает, по каким правилам сотрудники пользуются ИИ в работе: чат-ботами, функциями, встроенными в рабочие сервисы, ИИ-агентами и ботами, которые отвечают клиентам.

Разделов у нас двенадцать:

1. Общие положения: кого касается политика, термины.
2. Основные правила.
3. Разрешённые ИИ-сервисы.
4. Сведения, которые нельзя передавать.
5. Проверка и использование результата.
6. Встречи и телефонные разговоры.
7. Общение с заказчиками и третьими лицами.
8. Изображения, видео, голос и публичные материалы.
9. ИИ и решения о работниках и соискателях.
10. ИИ в продуктах и услугах для заказчиков.
11. Нарушения и инциденты.
12. Заключительные положения: ответственный, ознакомление, пересмотр.

К ним прилагаются памятка с таблицей «можно / нельзя» и лист ознакомления.

Сначала мы не собирались делать отдельную политику. Правила про ИИ-сервисы и ИИ-агентов у нас уже были в политике о служебных результатах интеллектуальной деятельности. Потом передумали: для встроенных функций, встреч, общения с клиентами, изображений, решений о людях и инцидентов нужен общий документ для всех сотрудников.

Политику о результатах интеллектуальной деятельности и перечень сервисов мы при этом не переписывали, новая политика ссылается на них. Связана она и с положениями о коммерческой тайне и о персональных данных работников. Если у вас такие документы уже есть, я бы тоже не дублировал их, а сослался бы на них.

Какие сервисы разрешить и под какими учётными записями

Главное правило мы записали так: для работы используются только сервисы из перечня, под корпоративными учётными записями, выданными компанией, на указанных в перечне тарифах и в пределах ограничений для каждого сервиса. Личный аккаунт, тариф для физических лиц или сервис не из перечня допускаются только как исключение, с письменного согласования генерального директора. Коммерческую тайну в такой сервис не вводят.

Среди сервисов нашего перечня — Microsoft 365 Copilot и Copilot Studio, GitHub Copilot для разработки и BitrixGPT в Битрикс24. Одно ограничение общее для всех: не отправлять поставщику отзыв об ответе вместе с текстом диалога, файлами или кодом. Свои запреты записаны, например, для Copilot Studio, GitHub Copilot и BitrixGPT.

Агента из Copilot Studio у нас можно опубликовать во внешних каналах, например на сайте или в мессенджере, только с письменного согласования генерального директора. Для GitHub Copilot в настройках организации задаётся параметр «Suggestions matching public code» в положении «Block», и отключать или обходить его сотрудникам запрещено. Проверку кода человеком эта настройка не заменяет.

В Битрикс24 у нас остаётся одна модель, BitrixGPT, а YandexGPT, GigaChat и ИИ-приложения Маркетплейса отключаются. Причина в задачах: BitrixGPT нужен нам для работы в CRM и анализа звонков, а YandexGPT и GigaChat в Битрикс24 для этого не нужны. ИИ-агентов Битрикс24 в нашем проекте тоже выключают. Для работ по договорам с заказчиками BitrixGPT не используется.

Что выяснить про сервис до того, как внести его в перечень

В нашем проекте сотрудник может предложить новый сервис письмом или через систему заявок. В предложении он указывает:

• сервис и поставщика;
• задачи, для которых сервис нужен;
• тариф и стоимость;
• условия поставщика: идут ли введённые данные на обучение моделей, где данные обрабатываются и хранятся, кому принадлежат права на результат;
• какие сведения собираются в сервис вводить.

К вопросам об условиях я бы добавил ещё три: читают ли запросы люди на стороне поставщика, сколько хранятся данные и кому поставщик их передаёт. Ответы ищите в условиях того тарифа, который покупаете, — поэтому в нашем перечне есть графа с учётной записью и тарифом.

Если в сервис пойдут персональные данные, место обработки становится вопросом закона. В 152-ФЗ есть норма о базах данных за пределами России (часть 5 статьи 18) и норма о трансграничной передаче (статья 12): до начала такой передачи оператор уведомляет уполномоченный орган. Статья 12 изменена Федеральным законом № 265-ФЗ, новая редакция действует с 26 июля 2026 года, и тексты о статье, написанные раньше, могли устареть. Слов об ИИ в этих нормах нет, и как они ложатся на конкретный сервис, решает оператор со своим юристом.

Что нельзя вводить в ИИ-сервисы

Пароли, ключи, токены и сертификаты у нас в ИИ-сервисы не вводятся. Не вводятся и информация заказчиков, и сведения, составляющие их коммерческую тайну, если иное прямо не согласовано с заказчиком, в том числе условием договора. Ещё перечень может запретить что-то для конкретного сервиса.

Персональные данные в ИИ-сервисы, как правило, не вводятся. Исключений два. Сведения о работниках в объёме, который определяет наше положение о персональных данных, и контакты из служебной переписки можно вводить в сервисы, названные в этом положении. А BitrixGPT может работать с персональными данными, которые уже лежат на портале Битрикс24, в пределах перечня. Без исключений под запретом персональные данные из «1С» и кадровых документов, данные соискателей и персональные данные из систем заказчиков. В запрос к BitrixGPT их тоже не приносят, как и всё, чего нет на портале, например исходные тексты программ.

Специальные категории персональных данных, например сведения о здоровье, и биометрические данные в нашем проекте не вводятся ни в каком случае, и в этом запрете политика ссылается на статьи 10 и 11 закона «О персональных данных». Сам закон при письменном согласии человека допускает обработку тех и других, а биометрическими считает данные, по которым устанавливают личность. Запрет «ни в каком случае» — наше правило.

Коммерческая тайна самой компании вводится только в сервисы из перечня и в пределах их ограничений. Перед загрузкой документа, выгрузки или переписки сотрудник в нашем проекте убирает из них то, что для задачи не нужно, — персональные данные, реквизиты, суммы, если задача решается без них.

Кто отвечает за то, что написал ИИ

Раздел основных правил у нас открывается фразой: «Искусственный интеллект — вспомогательный инструмент. Решения принимает и за результат отвечает работник». На ней держится вся проверка результата.

Прежде чем использовать ИИ-материал, сотрудник проверяет факты, числа и расчёты, даты, наименования и реквизиты, цитаты, ссылки на нормы права и соответствие задаче. Код проверяется ещё и на корректность, безопасность, неправомерные заимствования и несовместимые лицензии. Непроверенный ИИ-материал третьим лицам не отправляется и не публикуется. Выводы ИИ о законах, налогах, бухучёте, ценах и условиях поставщиков в нашем проекте сверяются с первоисточником: текстом закона, договора, документа поставщика.

За ИИ-материал, который сотрудник использовал, отправил или опубликовал, он отвечает как за свою работу. Для руководителя это самый понятный пункт всей политики: сослаться на нейросеть не получится.

Встречи: кто разрешает запись

Записывать и расшифровывать встречи с помощью ИИ в нашем проекте можно только средствами из перечня. Для этого у нас Microsoft Teams с Microsoft 365 Copilot, а сторонних ботов для записи и конспектов сотрудники не подключают.

Внутреннюю встречу, где только свои, можно записывать и расшифровывать, если ведущий объявил об этом в начале. С внешними участниками строже: нужно согласие каждого из них в начале встречи. Его дают устно, так чтобы оно попало в запись, или сообщением в чате встречи. «Если кто-либо из них не согласился, запись, расшифровка и конспект не ведутся».

Новый внешний участник и чужой ИИ-бот на встрече в нашем проекте разобраны отдельно. У нового участника спрашивают согласие, а запись и расшифровку до согласия ставят на паузу. Если на встрече есть ИИ-бот внешнего участника, сотрудник вправе попросить его отключить, а если бот остался, коммерческую тайну компании на встрече не раскрывает, кроме того, что можно раскрывать этому участнику по договору.

Клиенты и ИИ-бот: «отвечает программа»

Среди основных правил у нас есть такое: «Третье лицо должно знать, что ему отвечает программа, если ему отвечает ИИ-бот». ИИ-ботом мы называем сервис или агента, который без участия сотрудника отвечает клиентам, посетителям сайта, соискателям или совершает видимые им действия от имени компании.

Бот в нашем проекте в начале общения сообщает, что отвечает программа, и даёт способ связаться с человеком, например так: «Вам отвечает ИИ-ассистент … Чтобы связаться с сотрудником, напишите „оператор“». Запускают бота с согласования директора. Обязательств от имени компании он не берёт, а цены, сроки и условия называет только из утверждённых материалов: прайс-листа, регламента, условий услуг.

Говорить ли клиенту, что письмо готовил ИИ? У нас — нет: проверенное сотрудником письмо уходит от его имени или от имени компании без отметки, если договор с заказчиком не требует иного. ИИ-агент в нашем проекте не отправляет письма и сообщения от имени сотрудника, пока тот не просмотрел и не подтвердил каждое. На согласованного ИИ-бота это правило не распространяется.

Если вы, как и мы, работаете на заказчиков, правило про их системы стоит записать отдельно. ИИ-агентам у нас не дают доступа к информационным системам, репозиториям и данным заказчиков, а демонстрационные агенты и прототипы делают только на вымышленных данных.

Изображения, голос и публичные материалы

ИИ-тексты и ИИ-картинки мы разрешили использовать в материалах для сайта, соцсетей, презентаций и коммерческих предложений после проверки тем, кто их публикует или отправляет. Нельзя просить ИИ воспроизвести чужие товарные знаки, логотипы, персонажей, фрагменты произведений и фирменный стиль других компаний.

Если у вас ИИ делает картинки или видео с реальными людьми, понадобится правило и для них. У нас без письменного согласия человека нельзя создавать с помощью ИИ изображения и видео с его внешностью и имитировать его голос. Статья 152.1 Гражданского кодекса требует согласия гражданина на обнародование и использование его изображения, с отдельными исключениями. Письменную форму согласия и запрет на имитацию голоса мы вводим от себя.

Пометку «создано ИИ» в нашем проекте ставят только на фотореалистичные изображения и видео, которые публикуются открыто. Тексты и нефотореалистичные иллюстрации её не требуют. Статья 9 закона № 243-ФЗ говорит о возможности разместить предупреждение о применении ИИ, а не об обязанности компании помечать каждый материал.

Решения о людях принимает человек

Решения о приёме на работу, оценке, премии, переводе, взыскании и увольнении у нас принимает уполномоченный руководитель. «Принимать такие решения исключительно на основании автоматизированной обработки персональных данных запрещается» — это правило записано со ссылкой на статью 16 закона «О персональных данных».

Запрет касается решения только по выводу машины, а не любого участия ИИ. Где провести черту, вы определяете сами. В нашем проекте руководитель может попросить сервис из перечня свести, что сотрудник сделал по задачам и заявкам, и посмотреть оценки звонков от BitrixGPT. Такая сводка — вспомогательный материал: руководитель сверяет её с источниками и только потом принимает решение. Кадровые данные и резюме в ИИ-сервисы при этом не вводятся.

Если что-то пошло не так

Назовите в политике, кто принимает сообщения об инцидентах. В нашем проекте это генеральный директор, и сотрудник сообщает ему сразу, если:

• он или коллега ввёл в ИИ-сервис запрещённые сведения;
• ИИ-сервис, агент или бот раскрыл коммерческую тайну, персональные данные или информацию заказчика постороннему либо сделал то, чего ему не поручали;
• нашлась встроенная ИИ-функция не из перечня;
• появились созданные ИИ изображения, видео или записи с именем, внешностью или голосом сотрудников либо от имени компании.

Кто ввёл запрещённое, по возможности удаляет диалог и загруженные файлы и останавливает ИИ-агента. Сообщить о случившемся всё равно обязательно.

Просьбу о платеже, доступе или конфиденциальных сведениях, которая пришла голосом, видео или сообщением, в том числе якобы от руководителя, сотрудник в нашем проекте подтверждает по другому известному ему каналу, прежде чем выполнять.

Нарушение политики у нас считается дисциплинарным проступком.

Как ввести политику в действие

Что для этого заложено в наш проект:

1. Утвердить политику приказом генерального директора. Изменения и дополнения к ней — тоже приказом.
2. Утвердить перечень разрешённых сервисов отдельным приказом и менять его новым приказом, когда условия сервиса существенно изменились.
3. Назначить ответственного. У нас это генеральный директор: он ведёт перечень, согласует исключения и ИИ-ботов, принимает сообщения о нарушениях и отвечает за настройку рабочих сервисов. Технические действия он вправе поручить сотруднику.
4. Ознакомить сотрудников под подпись до начала работы, а при изменениях — до того, как они вступят в силу. Вместе с политикой выдать памятку. Памятка излагает политику кратко, при расхождении применяется политика.
5. Назначить пересмотр. Политику пересматривают при изменении перечня, условий поставщиков и законодательства. Перечень пересматривают не реже раза в год.

Памятку к нашему проекту мы свели в таблицу «можно / нельзя». Пять её строк из восьми в сокращении:

Регламент использования ИИ и обучение сотрудников — отдельный шаг «Правила и обучение» в нашей услуге «Внедрение ИИ-инструментов в бизнес-процессы». Это вариант для тех, кто не хочет собирать документ в одиночку.

Вопросы и ответы

Обязана ли компания иметь политику использования ИИ?

Закон об ИИ, № 243-ФЗ, — нет: он о больших фундаментальных моделях. Заводить ли политику, компания решает сама.

Можно ли записывать встречу с клиентом и расшифровывать её с помощью ИИ?

В нашем проекте — да, если в начале встречи согласился каждый внешний участник. Если хотя бы один из них против, встречу не записывают и не расшифровывают.

Что делать с ИИ-функцией, которую поставщик включил сам?

Не пользоваться ею и сообщить генеральному директору — так записано в нашем проекте. Директор решает, отключить функцию или внести её в перечень разрешённых сервисов.

Кто отвечает, если ИИ ошибся?

В нашем проекте — сотрудник, который взял ответ ИИ в работу: за отправленное или опубликованное он отвечает как за собственный результат.

Нужна ли пометка «создано ИИ»?

В статье 9 закона № 243-ФЗ такое предупреждение названо возможностью, а не обязанностью компании. В нашем проекте пометку получают фотореалистичные изображения и видео для открытой публикации.

Наша политика пока проект, а один риск уже принят

Приказ о нашей политике пока не подписан, срок ввода не назначен, так что наши правила остаются проектом. Со звонками мы определились уже сейчас. Записи телефонных разговоров, которые телефония компании передаёт на портал Битрикс24, распознаёт и анализирует BitrixGPT. Предупреждать собеседника о записи и анализе мы не стали. Он о них не знает, и этот риск мы приняли.

Александр Жогов, руководитель «+Альянс».