Бесплатные почтовые сервисы удобны, но для бизнеса небезопасны. Показываем, как подготовиться и перенести почту из бесплатных сервисов в Exchange Online без потери писем.
Электронные почтовые ящики являются очень удобной системой, люди обмениваются информацией, сообщениями, документами. Электронную почту можно использовать в любых целях: личных и в коммерческих. Существует огромное множество почтовых сервисов, таких как Gmail.com, Yandex.ru, Mail.ru и другие. Большинство почтовиков являются бесплатными - это не плохо, но с точки зрения бизнеса страдает безопасность, так как эти сервисы не могут дать 100% защиты от фишинговых сообщений, взломов, вирусов. И не маловажный фактор - ограничение на количество писем. Об этом можно почитать в статье НЕ безлимитный почтовый ящик на примере разбора mail.
После этого назревает вопрос «А как же обезопасить себя и свой бизнес?». И ответ не заставит себя ждать - Exchange Online. Это почтовый сервис от Microsoft, поставляемый с лицензиями O365, M365, предлагающий большой и богатый функционал, в том числе защита от спама, фишинга, вирусов и доступность равную 99,999%, то есть, доступность 24/7.
При переходе с бесплатных сервисов в Exchange Online многие пользователи хотят получить доступ к старым письмам, в которых содержится важная информация. Эти письма не хотелось бы потерять. И Exchange Online предоставляет функционал по полной миграции вашего почтового ящика.
Сегодня мы рассмотрим виды миграции и как правильно перенести вашу бесплатную почту в Exchange Online.
Существует несколько видов миграции и каждый удобен по-своему, итоговый результат у них один - вся ваша почта находится в облаке и доступна вам и другим пользователям, которым предоставлено разрешение на доступ.
Для начала миграции стоит определиться, чем является начальный почтовый ящик и конечный. Варианты: личная почта, использовавшаяся только в работе, и общая почта, доступ к которой был у всей организации под одним паролем.
С точки зрения Exchange почта делится на несколько типов:
- Пользовательская;
- Общие почтовые ящики;
- Группы рассылки.
Последний вариант нам не подходит. Поэтому у нас остаётся либо пользовательский почтовый ящик, либо общий почтовый ящик. Миграция для них будет идентична, различаются только последние шаги при миграции.
Если вам помимо миграции почты нужен перенос домена в O365, то необходимо выполнить следующие шаги:
- Все TXT записи, перенести в O365 – домены;
- Провести миграцию почты (об этом далее в статье);
- Перенести MX записи в O365 – домены.
Подготовка к миграции
Начнём с процесса подготовки:
- Определиться с видом почтового ящика, который будет использоваться;
- Создать пользователей и зайти через Портал MS Office в Outlook, выставить ваш часовой пояс и русский язык. В случае с общими почтовыми ящиками необходимо создать пользователя, как и обычного пользователя и через Портал MS Office (после миграции эти пользователи будут конвертированы в общие почтовые ящики), зайти в Outlook и выставить ваш часовой пояс и русский язык;
- На всех переносимых почтовых ящиках необходимо отключить двухфакторную аутентификацию и проверку входа. В случае с gmail наоборот - включить двухфакторную аутентификацию и создать пароль приложений, подробнее по ссылке: Подготовка учетной записи Gmail;
- Подготовить список всех переносимых почтовых ящиков с логинами и паролями (пароли не должны содержать запятые, точки, двоеточия, точку с запятой);
- Удостовериться, что конечные пользователи имеют лицензию на MS Office (даже пользователи, которые в будущем будут пользоваться общими почтовыми ящиками, после миграции с них можно снять лицензию).
После выполнения всех этих операций можно приступать к выбору типа миграции.
Выбор типа миграции
Существующие типы миграции:
1. Самая долгая - через PST- файл.
В этой миграции есть 3 способа:
- Локальный;
- Облачный;
- Через HDD с данными, который будет направлен в MS.
3 способ самый быстрый, но доступный не для всех, поэтому сразу отпадает. 1 и 2 способ для начала требуют создание PST-файла. Для облачной миграции необходимо, чтобы PST-файл весил не более 20 гб.
2. Облачная - через IMAP
Эта миграция будет намного быстрее, но у неё так же есть свои ограничения (не более 500 тыс. писем и не более 35 мб вес письма). Если все условия соблюдены, то миграция пройдет быстро и без ошибок.
Начало миграции
Дойдя до этого пункта, мы надеемся, что вы выбрали тип миграции и все подготовили, каким именно способом производить миграцию решать вам, а мы расскажем обо всех.
Миграция через PST-файл:
Для начала необходимо зайти под пользователем, в ящике которого будет происходить миграция в Outlook на ПК (тоже для общего).
После этого необходимо подключить тот почтовый ящик, из которого будет происходить миграция. Заходим в Outlook – Файл – Сведения – Добавить учетную запись. Нажимаем на дополнительные параметры и убираем галочку с «Настроить автоматически». Вводим учетные данные пользователя. Нажимаем «Подключить». После вводим пароль. При необходимости вводим данные imap сервера и SSL почтового сервиса, по умолчанию у всех SSL 993.
Готово, учетная запись подключена, теперь нажимаем на Отправка и получение – «Отправить и получить почту – все папки». Ждём от нескольких минут до нескольких часов, в зависимости от скорости интернета и количества писем.
После того, как вся почта синхронизирована, видите все ваши папки и тоже количество писем, можно приступать к следующему шагу.
Как только все загрузилось, необходимо экспортировать все данные в PST. Заходим в Файл – Открыть и экспортировать – Импорт и экспорт – Экспорт в файл. Нажимаем «Далее», выбираем «Файл данных Outlook (.pst). Выбираем ту почту, которую мы подключили и нажимаем «Далее». Выбираем место и имя, куда будет сохранен файл и нажимаем «Готово». Экспорт начался, осталось только ждать. Обычно данный процесс занимает от получаса до нескольких часов. С ПК во время экспорта лучше не работать. Как будет все готово вы увидите, что пропало окно экспорта - это означает, что все готово.
Готово! Приступаем к последнему шагу.
Нажимаем Файл – Открыть и экспортировать – Импорт и экспорт – Импорт из другой программы или файла, нажимаем «Далее». Выбираем «Файл данных Outlook», выбираем сам файл, нажимаем «далее». Выбираем, куда импортировать и нажимаем «готово». Ждем очень долго, время зависит от размера ящика и может достигать до 2-х дней.
Как будет все готово в веб-версии Outlook, увидите те же самые папки и то же самое количество писем, что и было в начальном почтовом ящике. Осталось настроить переадресацию со старого ящика в новый и можно пользоваться готовым почтовым ящиком.
Для общего почтового ящика последним шагом будет перевод пользователя, в которого импортировалась почта в «Общий почтовый ящик», происходит это все через Центр администрирования Exchange.
Заходим в Получатели, выбираем нужный нам почтовый ящик и в пункте «Преобразование в общий почтовый ящик» нажимаем на «Преобразовать».
На этом импорт и экспорт локально закончен.
Миграция через IMAP:
У нас есть два вида миграции: автоматическая и ручная. Различия между ними минимальны.
Для ручной заходим в Центр администрирования Exchange – миграция. Нажимаем на троеточие, далее конечные точки и добавляем конечные точки миграции (нажимаем + и вводим данные от IMAP почтовой службы (пример на скриншоте)).
Далее создаем CSV-файл по образцу:
Все должно быть через запятые и в новой строке. Прописываем сначала email конечного почтового ящика, куда все будет мигрировать, email откуда будет мигрировать и пароль от неё. Помещаем абсолютно все данные, которые мы записали ранее. Если будет происходить миграция сразу из нескольких сервисов, то необходимо для каждого сервиса создать свой файл. После нажимаем в панели управления + - Мигрировать в Exchange Online – IMAP, выбираем наш созданный CSV-файл, затем конечную точку миграции, выбираем ту почту, на которое придет подтверждение о конце операции и запускам миграцию. Ждем завершения процесса миграции. Завершив процесс миграции, мы либо переименовываем ящик в общий, либо оставляем все как есть.
Для автоматической миграции переходим в портал Microsoft 365 Admin center, перейти в Установка – Миграция данных – Миграция данных пользователей – Посмотреть – Просмотр выполненных операций миграции – другие источники электронных сообщений. После вводим данные почтового ящика, выбираем пользователя, в которого будет происходить миграция, нажимаем «Запустить миграцию». Миграция будет происходить в автоматическом режиме, далее от вас ничего не требуется. По окончанию миграции вы можете перевести ящик в общий почтовый.
В этой статье рассмотрели, как можно выполнить миграцию из любого бесплатного сервиса в Exchange Online несколькими способами, какой выбрать - личное дело каждого.
Рекомендуется изучить документацию Microsoft по миграции и импорту данных перед тем, как запускать процесс, либо доверить это профессионалам IT-компании "+Альянс".
