Хранилище Яндекс 360 закончилось: что удалить сразу, что сначала вынести, когда докупать место

Сотрудник звонит: файлы на Диске открываются и удаляются, а загрузить новый не получается. Так ведёт себя Диск, когда в хранилище кончилось свободное место. Вам надо вернуть человеку работу и ничего нужного не потерять по дороге.

Ниже порядок, который я бы прошёл сам. Найти, что заняло место в хранилище. Почистить почту и Диск штатными средствами, корзину опустошить последней. Остальное разложить на три кучки: это удалить, это сначала сохранить вне Яндекс 360, а под это докупить место. Отдельным разделом покажу, чем различаются архив писем Яндекса, архивная копия и регулярная резервная копия. Данные в них живут разный срок, и от этого зависит, что можно удалять спокойно.

Коротко

• Место на Диске сотрудника администратор видит в его карточке в кабинете организации, по одному сотруднику за раз. Способа увидеть всех одним списком я в справке администратора не нашёл.
• Вложения, чей общий объём при отправке превысил 25 МБ, лежат на Диске отправителя в папке «Почтовые вложения» и занимают там место.
• Файлы, удалённые с Диска, 30 дней лежат в корзине и занимают место в хранилище; сразу его возвращает кнопка «Очистить корзину».
• Письма удалённых аккаунтов штатный архив писем Яндекс 360 не сохраняет. Важные данные сохраняют до удаления аккаунта, а не после.
• Архивная копия в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» хранится заданный ей срок. Потом её ещё 30 дней можно открыть и скачать, а затем она удаляется сама. У регулярной копии своего срока нет. Глубина хранения по умолчанию не ограничена. Если администратор задал в политике компании число дней, файлы старше этого числа из регулярной копии убираются.
• Архивное хранение в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» включено в тариф «Корпоративный»; на «Бизнесе» это платная опция, на «Старте» его нет.

С чего начать: карточка сотрудника и «Управление местом»

Начните с того, кто пожаловался. Откройте кабинет организации, на странице «Сотрудники» впишите в поиск имя, фамилию или адрес почты и нажмите на строку с именем. Появится карточка сотрудника: в ней показано место на его Диске и подключённые дополнения к тарифу.

Чем занято хранилище, видно на самом Диске. На левой панели есть пункт Управление местом. Он открывает страницу с индикатором заполненности и самыми тяжёлыми файлами. Перечень начинается с 10 МБ. Если место заняли тысячи мелких файлов, картину по ним я бы собирал руками.

На Диск сотрудника ложатся и чужие файлы. Когда он открывает коллегам свою папку, любой добавленный ими файл занимает место на Диске владельца папки.

Почта или Диск? Для крупных отправленных вложений это одно и то же место

Крупные вложения из писем, которые сотрудник посылал сам, хранятся на его Диске. Когда общий размер вложений в письме превышает 25 МБ, файлы автоматически загружаются на Яндекс Диск отправителя, в папку Почтовые вложения. Всё, что туда попало, занимает место на Диске.

Папку «Почтовые вложения» у сотрудника, который часто отправляет крупные файлы, стоит открыть сразу после страницы «Управление местом».

Сами письма и лёгкие вложения — отдельный вопрос: вернёт ли их удаление место в хранилище Диска, я не знаю. После чистки почты смотрите на индикатор заполненности и не считайте место освобождённым заранее.

Как чистить почту, когда поиска по размеру нет

Найти в Яндекс Почте самые тяжёлые письма одним запросом не выйдет: оператора по размеру в языке запросов нет. Есть, например, от:, кому:, с-даты:, папка:, вложение: и логические И и ИЛИ, причём вложение: ищет по имени файла. Расширенный поиск позволяет уточнить, например, дату, папку или отправителя, но размера письма нет и там.

Почистить почту можно тремя путями.

1. Найти письма поиском: с вложениями, за старый период, от конкретного отправителя или с нужной темой — и удалить выделенное.
2. Очистить папку целиком: значок настроек, Все настройки, Папки и метки, выбрать папку, Очистить. Дальше выберите, переложить письма в «Удалённые» или удалить навсегда.
3. Настроить правило обработки писем с автоудалением. Условием может быть, например, отправитель, тема или ключевое слово в теле письма; размера среди условий нет. Зато правило можно применить и к письмам, которые уже лежат в ящике, а не только к новым. Правила обработки стоят в тарифе «Основной», в перечне «Минимального» они не названы.

Удалённое письмо исчезает не сразу. Из папки «Удалённые» письма автоматически удаляются через 30 дней, из «Спама» — через 10, и вернуть их после этого нельзя. Кнопка «Очистить» у папки «Удалённые» делает то же немедленно. Нажали её случайно — письма всё равно не восстановить.

Поэтому массовую чистку я бы вёл через «в Удалённые», а саму папку опустошал только после того, как сотрудник пролистает её и скажет, что нужного там нет.

Корзина Диска держит место, пока её не очистить

Удалить файл с Диска ещё не значит освободить место. Удалённое попадает в корзину и по-прежнему занимает место. Само оно исчезает только через 30 дней. Ждать месяц не обязательно: место прямо сейчас освобождает кнопка Очистить корзину.

Очищайте корзину последним шагом, после разбора, а не в начале.

Удалить, вынести или докупить

Всё найденное я бы раскладывал по такой таблице.

Самым опасным шагом всей уборки я считаю поспешное удаление аккаунта уходящего сотрудника. Аккаунт, который больше не нужен, убирают, и это правильно. Но вместе с почтовым ящиком на домене пропадает всё, что хранится на сервисах Яндекса и связано с этим аккаунтом, включая письма в Почте и файлы на Диске. Сначала проверьте, что важное сохранено. Потом удаляйте.

Когда нужно всё, место докупают — это делает администратор организации. Если Диск к этому времени уже заблокирован, после оплаты он откроется не мгновенно. Яндекс обещает уложиться в несколько минут, а на странице о разблокировке называет другой срок: в течение 30 минут. Закладывайте полчаса.

Без покупки места заблокированный Диск открывается только на время и не всегда. Временный доступ даёт кнопка Разблокировать Диск. Она доступна в двух случаях: если раньше блокировок не было или если между последней разблокировкой и повторной блокировкой прошло больше трёх месяцев. В частых вопросах о месте в хранилище Яндекс вместо кнопки пишет о форме обратной связи; ссылка с этих слов ведёт на страницу с кнопкой.

Временный доступ к заблокированному Диску открывается на 44 дня. Файлы в это время можно только скачивать и удалять. Если за 44 дня достаточно места не освободили, Диск блокируется снова, и вернуть его можно будет только оплатой тарифа. Удалять лишнее я бы начинал в первый же день.

Затягивать с решением опасно. Когда хранилище переполнено, Диск теряет возможности по шагам. Сначала отказывают загрузка и редактирование документов. Через 14 дней пропадают, среди прочего, новые папки и перемещение. Ещё через 30 дней Диск блокируется целиком. А диски, которые простояли заблокированными больше 90 дней подряд, очищаются: файлы, папки и медиа после этого не восстановить. На схеме Яндекса тот же последний шаг подписан мягче: «Диск может полностью очиститься». Рассчитывать я бы стал на строгий вариант.

Архив писем, архивная копия и регулярная копия: что спасёт данные уволенного

Регулярная копия, архивная копия и штатный архив писем называются похоже, а работают по-разному. Для уборки важно одно: сколько данные живут в каждом из трёх.

Архив писем — штатный инструмент Яндекс 360, он живёт в кабинете организации, в разделе «Почта». Архив сохраняет копии всех писем, которые отправили и получили сотрудники организации. По умолчанию доступ к письмам через архив выключен. Письма, которые владельцы ящиков удалили до включения архива, вернуть уже нельзя.

Главная граница архива писем: если аккаунт сотрудника удалён, его письма в архиве не сохраняются. Вторая граница — тариф. «Защищенный архив» появляется в «Основном», в перечне «Минимального» он не назван.

Архивная копия — это тип копии в нашем сервисе «+Альянс Бэкап Яндекс 360». Тип «Архивное хранение» выбирают при ручном запуске копирования в приложении или флагом is_archived во внешнем API. Срок хранения задаётся для каждой копии отдельно. Варианты срока: до окончания подписки или в днях — 14, 30, 90, 180. Продлить его можно на вкладке «Архивные». После наступления срока копия ещё 30 дней доступна для просмотра и скачивания, затем удаляется без участия человека. В тарифе «Бизнес» архивное хранение подключают платной опцией, в «Корпоративном» оно уже включено, а в «Старте» его нет. Копии сервис кладёт в S3-совместимое хранилище: облачное или развёрнутое у вас.

Регулярная копия — тоже из «+Альянс Бэкап Яндекс 360», но устроена иначе. Своего срока хранения у неё нет: её ставят под политику бэкапа с расписанием, и чаще раза в сутки расписание поставить нельзя. Число ревизий в сервисе не ограничено. Ящик или Диск откатывают к состоянию на любую дату из истории копий, и история доступна всё время активной подписки.

Глубину хранения (backup_depth) в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» задают в политике компании, отдельно по сервисам. По умолчанию она не ограничена: пока администратор сам не задал число дней, из регулярных копий ничего не убирается. Заданная глубина убирает из уже сделанных бэкапов файлы старше N дней. Поэтому перед уборкой откройте политику компании и проверьте, стоит ли там число: от него зависит, останется ли старый файл в регулярной копии.

Для уборки я бы разложил три механизма так. Регулярная копия страхует то, что продолжает работать в Яндекс 360. Архивная подходит для того, что вы выносите, чтобы потом удалить: у неё есть срок, который вы назначаете сознательно, и через 30 дней после него она исчезнет сама. Архив писем тут не поможет: письма удалённого аккаунта в нём не сохраняются. Порядок для уволенного отсюда простой: сначала архивная копия со сроком, потом удаление аккаунта.

А место в Яндекс 360 освобождает не копия, а удаление, которое вы делаете после неё.

Перед тем как возвращать данные обратно

Вынесенное иногда приходится возвращать, и тогда в дело вступает месячный лимит загрузки. За месяц на личный Диск можно загрузить не больше двух его объёмов, на общий — не больше пяти. Лимит тратят файлы, которые добавляют на Диск, почтовые вложения в Почте, автозагрузка с телефона и файлы в общую папку. Копирование и перемещение внутри Диска, как и сохранение по публичной ссылке, его не тратят. Когда лимит достигнут, включается ограничение на загрузку. Через 30 дней с момента первой загрузки лимит обновляется, и ограничение снимается.

Когда «+Альянс Бэкап Яндекс 360» восстанавливает файлы на Яндекс Диск, месячный лимит загрузки тоже тратится. Большой объём возвращайте частями и не в тот месяц, когда сотрудник сам активно пополняет Диск.

На Диск без свободного места файл из корзины организации не восстановить. Если Диск сотрудника уже переполнен, восстановление не пройдёт, пока место не освободят. Это касается тех тарифов Яндекс 360, где корзина организации вообще есть. Обе корзины и порядок их проверки разобраны у нас отдельно: как вернуть удалённое в Яндекс 360.

Частые вопросы

Удалил письма, а место не освободилось. Что проверить?

Откройте на Диске сотрудника папку «Почтовые вложения»: туда автоматически загружаются вложения больше 25 МБ в сумме из писем, которые сотрудник сам отправлял. Затем загляните в корзину Диска: удалённые файлы держат место, пока её не очистят или пока не пройдёт 30 дней. Освобождает ли место на Диске удаление самих писем без крупных вложений, я не знаю. Сверяйтесь с индикатором на странице «Управление местом».

Можно ли найти в Яндекс Почте самые большие письма?

Штатно — нет: условия по размеру нет ни среди операторов языка запросов, ни в расширенном поиске. Сужайте выдачу иначе: по вложениям, старому периоду и отправителю. Для файлов Диска самые крупные, от 10 МБ, покажет страница «Управление местом».

Архив писем включён. Можно удалять аккаунт уволенного?

Если почта уволенного ещё нужна, аккаунт пока не трогайте: письма удалённых аккаунтов в архиве писем Яндекс 360 не сохраняются. Сначала вынесите её, например архивной копией в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» со сроком хранения. Опция архивного хранения уже включена в «Корпоративный», на «Бизнесе» её докупают, а на «Старте» она недоступна.

Как вернуть доступ к Диску, не покупая место?

Временный доступ без оплаты есть, но с условиями. Кнопка «Разблокировать Диск» доступна при первой блокировке или если с прошлой разблокировки до новой блокировки прошло больше трёх месяцев. Временный доступ длится 44 дня, в нём файлы только скачивают и удаляют. Если за этот срок не освободить достаточно места, вернуть Диск можно лишь оплатой тарифа.

Чего я так и не нашёл

Одна дыра в этом порядке уборки у меня не закрыта. Место одного сотрудника видно в его карточке, а списка тех, кто подходит к пределу, по всей организации в справке администратора Яндекс 360 я не нашёл. Выходит, по-моему, что о переполнении хранилища администратор узнаёт от самого сотрудника, когда у того уже не грузятся файлы. Обходить карточки всей организации вручную — так себе план.

Александр Жогов, основатель «+Альянса».