Хранилище Яндекс 360 закончилось: что удалить сразу, что сначала вынести, когда докупать место

Сотрудник звонит: файлы на Диске открываются и удаляются, а загрузить новый не получается. Так справка Яндекс 360 описывает Диск, у которого кончилось свободное место. Администратору надо вернуть человеку работу и ничего нужного не потерять по дороге.

Ниже порядок, который я бы прошёл сам. Найти, что заняло место. Почистить почту и Диск штатными средствами, опустошить корзину. Остальное разложить: это удалить, это сначала сохранить вне Яндекс 360, а под это докупить место. Заодно разведу архив писем Яндекса, архивную копию и регулярную резервную копию, потому что данные в них живут разный срок. Опора — справка Яндекс 360 для бизнеса, ответы нашего разработчика и страница продукта.

Коротко

• Место на Диске конкретного сотрудника администратор видит в его карточке в кабинете организации; сводного списка по всем сотрудникам справка Яндекс 360 не описывает.
• Вложения, чей общий объём при отправке превысил 25 МБ, по справке Яндекса лежат в папке «Почтовые вложения» и занимают место на Диске отправителя.
• Файлы, удалённые с Диска, 30 дней лежат в корзине и занимают место; сразу его возвращает кнопка «Очистить корзину».
• Письма удалённых аккаунтов штатный архив Яндекс 360 не сохраняет, а проверить важные данные справка по оплате советует до удаления аккаунта.
• Со слов разработчика, архивная копия в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» удаляется сама, когда истекает заданный ей срок хранения. У регулярной копии своего срока нет, но разработчик называет для неё глубину хранения в политике компании: она чистит внутри уже сделанных копий файлы старше N дней.
• Архивное хранение в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» на странице продукта значится включённым в тариф «Корпоративный»; на «Бизнесе» это платная опция, на «Старте» его нет.

С чего начать: карточка сотрудника и «Управление местом»

Администратор проверяет место конкретного человека в кабинете организации. Справка администратора Яндекс 360 на странице «Сотрудники» описывает путь так: откройте кабинет, на его странице «Сотрудники» впишите имя, фамилию или адрес почты и нажмите на строку с именем, чтобы попасть в карточку. В ней среди прочего видно «количество места на Диске сотрудника и подключенные дополнения к тарифу». Сводного списка с местом у всех сотрудников сразу в этом материале справки администратора нет, так что проверять приходится по одному, начиная с того, кто пожаловался.

Самые тяжёлые файлы Диска собраны на странице Управление местом. Материал справки Диска «Управление местом в хранилище» предлагает нажать этот пункт на левой панели: «Откроется страница с индикатором заполненности Диска и файлами, которые занимают больше всего места, — размером от 10 МБ». Я читаю это так: файлов меньше 10 МБ в перечне не будет, и если место съели тысячи мелких, картину по ним придётся собирать руками.

Место на Диске сотрудника занимают и файлы коллег, если он делился с ними своей папкой. Правило стоит на странице справки Диска «Со мной поделились ссылкой»: «Любой файл, добавленный в чужую папку, будет занимать место на Диске владельца этой папки».

Почта или Диск? Для крупных отправленных вложений это одно и то же место

Крупные вложения из писем, которые сотрудник посылал сам, занимают место на его Диске. Справка Диска для бизнеса на странице «Смотреть почтовые вложения» объясняет, что в папке Почтовые вложения хранятся файлы, которые «не поместились в письмо при отправке, потому что их общий объем превысил 25 МБ». Там же сказано: «Файлы всех почтовых вложений занимают место на вашем Диске».

Справка Почты на странице «Вложения» пишет то же со стороны письма: «Если общий размер вложений превышает 25 МБ, файлы автоматически загрузятся на ваш Яндекс Диск в папку Почтовые вложения».

У сотрудника, который часто отправляет крупные файлы, папку «Почтовые вложения» на Диске стоит открыть сразу после страницы «Управление местом».

Про текст писем и лёгкие вложения страницы «Смотреть почтовые вложения» и «Вложения» молчат. Поэтому обещать, что чистка почты сама освободит Диск, я не буду.

Как чистить почту, когда справка не даёт поиска по размеру

Оператора для поиска писем по размеру на странице справки Почты для бизнеса «Как использовать язык запросов» нет. Там есть, например, от:, кому:, с-даты:, папка:, вложение: и логические И и ИЛИ, причём вложение: ищет по имени файла. Расширенный поиск на странице «Поиск по письмам» позволяет уточнить, например, дату, папку или отправителя, но условия по размеру письма среди его параметров тоже нет.

Почистить почту по справке можно тремя путями, третий в перечне тарифа «Минимальный» не назван.

1. Найти письма поиском: с вложениями, за старый период, от конкретного отправителя или с нужной темой — и удалить выделенное.
2. Очистить папку целиком. Страница справки «Удаление писем» ведёт так: значок настроек, Все настройки, Папки и метки, выбрать папку, Очистить. Дальше справка просит выбрать, «переложить письма в Удаленные или удалить навсегда».
3. Настроить правило обработки писем с автоудалением. Страница «Создание и настройка правил» называет среди условий правила отправителя, тему и ключевое слово в теле письма. Размера среди этих условий нет. Зато правило работает и на прошлое: «Применять правила можно к новым письмам и к тем, которые уже есть в вашем ящике». На странице тарифов Яндекс 360 в карточке «Яндекс Почта» пункт «Правила обработки: автоматически отвечайте на письма, удаляйте или пересылайте их» стоит в «Основном», а в перечне «Минимального» правила не названы.

Удалённое письмо исчезает не сразу. Страница «Удаление писем» задаёт сроки: «Все письма из папки Удаленные автоматически удаляются через 30 дней. Письма из папки Спам автоматически удаляются через 10 дней. Восстановить удаленные письма будет нельзя». Кнопка «Очистить» у папки «Удалённые» делает это немедленно, и справка отдельно предупреждает, что после случайной очистки письма из этой папки восстановить невозможно.

Поэтому массовую чистку я бы вёл через «в Удалённые», а саму папку опустошал только после того, как сотрудник пролистает её и скажет, что нужного там нет.

Корзина Диска держит место, пока её не очистить

Удалить файл с Диска ещё не значит освободить место. Про корзину материал «Управление местом в хранилище» говорит прямо: «Файлы, которые вы удалили с Диска, попадают в Корзину и продолжают занимать место на Диске. Через 30 дней они удалятся автоматически». Ждать месяц не обязательно: «Чтобы освободить больше места прямо сейчас, нажмите Очистить корзину».

Очищайте корзину последним шагом, после разбора, а не в начале.

Удалить, вынести или докупить

Всё найденное я бы раскладывал по такой таблице.

Самым опасным шагом всей уборки я считаю поспешное удаление аккаунта уходящего сотрудника. Совет избавляться от лишних аккаунтов Яндекс даёт сам, на странице «Если списание кажется слишком большим»: «Вовремя удаляйте аккаунты, которые больше не нужны». На той же странице стоит предупреждение, что после удаления почтового ящика на домене «потеряются все данные, которые хранятся на сервисах Яндекса и связаны с этим аккаунтом», включая письма в Почте и файлы на Диске.

Когда нужно всё, место докупают. Материал «Управление местом в хранилище» предлагает сотруднику попросить администратора организации подключить дополнительное место, а в частых вопросах к нему сказано, что после оплаты «Диск разблокируется в течение нескольких минут». Страница справки «Разблокировать Диск» о снятии блокировки после оплаты называет другой срок: «После оплаты тарифа блокировка снимется в течение 30 минут». Сроки на двух страницах одной справки разные, привожу оба.

Без покупки места заблокированный Диск открывается только на время и не всегда. В частых вопросах к материалу «Управление местом в хранилище» справка предлагает заполнить форму обратной связи, и «доступ к Диску автоматически разблокируется». Страница справки «Разблокировать Диск», куда ведёт ссылка из этого ответа, говорит не о форме, а о кнопке Разблокировать Диск и ставит ей условие: «Кнопка будет доступна, только если раньше вы не сталкивались с блокировками, либо между последней разблокировкой и повторной блокировкой прошло больше 3 месяцев».

По странице «Разблокировать Диск» временный доступ без оплаты длится 44 дня, и файлы в это время можно только скачивать и удалять. Чем кончится, если достаточно места за эти 44 дня не освободили, страница тоже говорит прямо: «Если за временный доступ не освободить достаточно места, после Диск снова заблокируется, и вернуть к нему доступ можно будет только через оплату тарифа». Удалять лишнее я бы начинал в первый же день временного доступа.

Затягивать с решением опасно, и довод здесь даёт сама справка. В материале «Управление местом в хранилище» к разделу «Если хранилище переполнится» нарисована схема, и по ней Диск без свободного места сначала теряет загрузку и редактирование документов. Через 14 дней пропадают, среди прочего, новые папки и перемещение, ещё через 30 Диск блокируется целиком. Для Диска, который так и простоял заблокированным 90 дней, последний блок схемы подписан: «Диск может полностью очиститься». На схеме стоит «может», а страница «Разблокировать Диск» пишет без оговорки: «Диски, заблокированные больше 90 дней подряд, очищаются: восстановить файлы, папки и медиа после этого нельзя».

Архив писем, архивная копия и регулярная копия: что спасёт данные уволенного

Названия у трёх механизмов похожие, а работают они по-разному: штатный архив писем, архивная копия и регулярная копия. Для уборки важно, сколько данные живут в каждом из них.

Архив писем — штатный инструмент самой платформы, он живёт в кабинете организации, в разделе «Почта». Справка администратора на странице «Архив писем» определяет его как инструмент, «который сохраняет копии всех писем, отправленных и полученных сотрудниками организации». Страница «Включение и отключение архива» уточняет: «По умолчанию доступ к письмам через архив выключен». Письма, которые владельцы ящиков удалили до включения архива, по той же странице «восстановить уже не получится».

Главная граница архива писем стоит на странице «Вопросы и ответы»: на вопрос «Сохраняются ли в архиве письма сотрудников, чьи аккаунты удалены?» справка отвечает «Нет». Второе условие архива писем — тариф: на странице тарифов Яндекс 360 в перечне «Минимального» архив не назван, «Защищенный архив» появляется в «Основном».

Архивная копия — это тип копии в нашем сервисе «+Альянс Бэкап Яндекс 360». По ответам разработчика тип «Архивное хранение» выбирается при ручном запуске копирования в приложении или флагом is_archived во внешнем API. Срок хранения задаётся для каждой копии отдельно, продлить его можно на вкладке «Архивные», а после наступления срока копия ещё 30 дней доступна для просмотра и затем удаляется без участия человека. Страница продукта называет варианты срока: 14, 30, 90 или 180 дней либо до окончания подписки. Архивное хранение там есть в тарифе «Бизнес» платной опцией и в «Корпоративном» включённым, в «Старте» его нет. Копии сервис кладёт в S3-совместимое хранилище: облачное или развёрнутое у вас.

Регулярная копия — тоже из «+Альянс Бэкап Яндекс 360», но устроена иначе. Своего срока хранения у неё нет, по словам разработчика: её ставят под политику бэкапа с расписанием, и чаще раза в сутки расписание поставить нельзя. В ответах от 13 августа разработчик называет ещё глубину хранения, параметр backup_depth: её задают в политике компании по сервисам, и она убирает файлы старше N дней из уже сделанных бэкапов.

Страница продукта «+Альянс Бэкап Яндекс 360» в блоке «Восстановление» → «На выбранную дату» описывает откат «к состоянию на любую дату из истории копий» и добавляет: «Число ревизий не ограничено — доступна вся история за время активной подписки». К регулярным копиям эти слова отношу я сам: срок архивной копии страница задаёт отдельно. На всю историю за подписку для удалённого файла я бы не рассчитывал: сколько он проживёт в регулярной копии, решает глубина хранения в вашей политике.

Для уборки я читаю три механизма так. Регулярная копия страхует то, что продолжает работать в Яндекс 360. Архивная подходит для того, что вы выносите, чтобы потом удалить: у неё есть дата, после которой она исчезнет сама, и эту дату вы назначаете сознательно. Архив писем тут не поможет: письма удалённого аккаунта в нём не сохраняются.

А место в Яндекс 360 освобождает не копия, а удаление, которое вы делаете после неё.

Перед тем как возвращать данные обратно

Вынесенное иногда приходится возвращать, и тогда в дело вступает месячный лимит загрузки. Материал справки «Управление местом в хранилище» задаёт его размер: «не более двух объемов Диска — для личных дисков; не более пяти объемов Диска — для общих дисков». Лимит тратят файлы, которые добавляют на Диск, почтовые вложения в Почте, автозагрузка с телефона и файлы в общую папку. Копирование и перемещение внутри Диска, как и сохранение по публичной ссылке, его не тратят. Про выбранный лимит справка поясняет: «Через 30 дней с момента первой загрузки лимит обновится и ограничения на загрузку будут сняты». Отдельной строки про заливку данных обратно сервисом резервного копирования в этом перечне справки нет, поэтому я бы исходил из худшего и заливал большой объём частями, не в тот месяц, когда сотрудник сам активно пополняет Диск.

На Диск без свободного места файл из корзины организации не восстановить. Страница справки для администраторов «Восстановить файлы, удалённые из корзины сотрудника» предупреждает: «Если же Диск сотрудника уже переполнен, восстановить файл не получится, пока не освободите место». Это касается тех тарифов Яндекс 360, где корзина организации вообще есть. Обе корзины и порядок их проверки разобраны у нас отдельно: как вернуть удалённое в Яндекс 360.

Частые вопросы

Удалил письма, а место не освободилось. Что проверить?

Откройте на Диске сотрудника папку «Почтовые вложения»: по справке Диска туда автоматически загружаются вложения больше 25 МБ в сумме из писем, которые сотрудник сам отправлял. Затем загляните в корзину Диска, потому что удалённые файлы держат место до её очистки. Занимают ли место сами письма без крупных вложений, страницы справки «Смотреть почтовые вложения» и «Вложения» не описывают.

Можно ли найти в Яндекс Почте самые большие письма?

Штатного способа справка Яндекс Почты для бизнеса не даёт: условия по размеру нет ни среди операторов на странице «Как использовать язык запросов», ни в фильтрах страницы «Поиск по письмам». Сужайте выдачу иначе: по вложениям, старому периоду и отправителю. Для файлов Диска самые крупные, от 10 МБ, покажет страница «Управление местом».

Архив писем включён. Можно удалять аккаунт уволенного?

Если почта уволенного ещё нужна, аккаунт пока не трогайте: по ответу справки Яндекс 360 письма удалённых аккаунтов в архиве не сохраняются. Сначала вынесите её, например архивной копией в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» со сроком хранения. Опция архивного хранения по странице продукта уже включена в «Корпоративный», на «Бизнесе» её докупают, а на «Старте» она недоступна.

Как вернуть доступ к Диску, не покупая место?

Справка Яндекс 360 даёт временный доступ без оплаты, но с условиями. По странице «Разблокировать Диск» кнопка доступна при первой блокировке или если с прошлой разблокировки прошло больше трёх месяцев. Временный доступ длится 44 дня, в нём файлы только скачивают и удаляют, и если за этот срок не освободить достаточно места, вернуть Диск можно лишь оплатой тарифа. Частые вопросы материала «Управление местом в хранилище» о бесплатном возврате доступа пишут иначе: заполнить форму обратной связи.

Чего я так и не нашёл

Одна дыра в этом порядке уборки у меня не закрыта. Место одного сотрудника справка Яндекс 360 показывает в его карточке, а списка тех, кто подходит к пределу, по всей организации на странице «Сотрудники» нет. Выходит, по-моему, что о переполнении администратор узнаёт от самого сотрудника, когда у того уже не грузятся файлы. Штатного способа увидеть это заранее я в справке не нашёл, а обходить карточки всей организации вручную — так себе план.

Александр Жогов, основатель «+Альянса». Поведение Диска, Почты и кабинета организации я описывал по справке Яндекс 360, условия «+Альянс Бэкап Яндекс 360» — по ответам нашего разработчика и странице продукта. Бэкап Яндекс 360 проходит регистрацию в реестре российского ПО и пока в него не внесён.