Куда уходит удалённый файл с Диска и письмо из почтового ящика в Яндекс 360? Показываем корзину Диска, корзину организации, папки «Удалённые» и «Спам» — сроки и случаи, когда вернуть штатно уже нельзя.
Пропал файл с Диска или письмо из ящика. Сначала выясните две вещи: где он лежит прямо сейчас и сколько дней у него осталось. Таблица ниже отвечает на оба вопроса.
Где лежит удалённое и сколько оно там хранится
| Что удалили | Где искать | Сколько там хранится |
|---|---|---|
| Файл на Диске: в браузере, в приложении или в папке Диска на компьютере | Корзина Диска | 30 дней, потом Корзина очищается сама |
| Файл, который уже убрали из Корзины Диска | Корзина организации; вернуть оттуда может только администратор, и не на всех тарифах | «Обычно» 30 дней, при нехватке места меньше; файлы от 10 ГБ её минуют |
| Файл с общего диска | Корзина общего диска | 30 дней, если администратор не очистил её раньше |
| Письмо | Папка «Удалённые» | 30 дней |
| Письмо, которое ушло в спам | Папка «Спам» | 10 дней |
| Письмо, удалённое уже из папки «Удалённые» | В ящике — нигде; копия есть в архиве писем, если администратор включил архив до удаления | Срок хранения в разделе справки «Архив писем» не назван |
| Всё, что было у сотрудника, чей аккаунт на домене организации удалили | Нигде | «Восстановить данные будет невозможно» — так в разделе «Сотрудники» справки для администратора |
Каждая строка таблицы опирается на справку Яндекс 360 для бизнеса.
Файл в своей Корзине, письмо в «Удалённых» или в «Спаме» вы вернёте без администратора. С остальным пишите ему сразу и приходите с тремя сведениями: когда примерно удалили, сколько весил файл и где он лежал — на своём Диске, в чужой общей папке или на общем диске.
Файл пропал с Диска: как вернуть его самому
В браузере страница справки Диска «Удаление файлов и папок» даёт три действия: открыть Корзину, выделить нужные файлы или папки, нажать на верхней панели кнопку «Восстановить».
В приложении для Android путь по странице «Удалить файлы» такой: в нижней строке «Файлы», в верхней — «Корзина», затем отметить файлы и нажать значок восстановления.
Файл удалили в папке Диска на компьютере? Страница справки «Пропали файлы с Яндекс Диска» объясняет, куда девается файл: «Когда вы удаляете файл из папки Яндекс Диск на компьютере, на сервере Яндекс Диска он автоматически перемещается в Корзину». Своей корзины страница программы для Windows «Как загрузить, изменить, удалить файл или папку» не описывает и за подробностями отсылает к справке веб-версии. Поэтому я бы сразу шёл в Корзину в браузере.
Файла нет в вашей Корзине, а лежал он в чужой папке? На странице «Пропали файлы с Яндекс Диска» есть ответ и на это: «Если участник общей папки удалит из нее файл, файл автоматически переместится в Корзину того, кто удалил, и владельца папки». Спросите владельца папки.
Файл удалил скрипт через API Диска
По умолчанию удалённый через REST API Диска файл уходит в Корзину, как и при удалении кнопкой. Страница документации «Удаление файла или папки» описывает параметр permanently так: «false — удаляемый файл или папка перемещаются в Корзину (используется по умолчанию). true — файл или папка удаляются без помещения в Корзину».
Первым делом смотрите Корзину: её содержимое скрипт получит запросом GET /v1/disk/trash/resources. Вернуть файл можно через PUT /v1/disk/trash/resources/restore, указав путь к нему в Корзине. Подвох здесь в параметре overwrite: по умолчанию он равен false, и тогда, по странице «Восстановление файла или папки из Корзины», восстановление отменяется, если на месте уже лежит файл с тем же именем.
В Корзине файла нет? По документации API я вижу два варианта. Либо приложение вызвало удаление с permanently=true. Либо Корзину потом очистили запросом DELETE /v1/disk/trash/resources — страница «Очистка Корзины» предупреждает, что без параметра path «Корзина очищается полностью». Попадает ли такой файл в корзину организации, эти три страницы API не говорят, поэтому её я бы попросил администратора проверить в любом случае.
Скрипт работал с общим диском? У документации API Диска для этого есть свой раздел. Его обзорная страница «Общие диски» говорит: «Каждый общий диск имеет свою отдельную корзину». По странице о работе с файлами на общих дисках, над ними «можно совершать большинство таких же операций, что и над ресурсами на личных дисках», в том числе «просматривать корзину и удалять объекты из нее». Искать такой файл нужно в корзине самого общего диска.
Письмо пропало: «Удалённые», «Спам» и почтовая программа
По странице справки «Удаление писем» удалённое письмо переезжает в папку «Удалённые». Достать его оттуда просто: перейти в «Удалённые», выделить письма, нажать «В папку» и выбрать, куда вернуть. Работает это, пока с удаления прошло меньше месяца.
На странице «Борьба со спамом» для браузера достаточно выделить письмо и нажать «Не спам!» — оно уйдёт во «Входящие». В приложении: открыть письмо, нажать «Еще», затем «Не спам».
Про очищенную папку «Удалённые» страница «Удаление писем» категорична: «Даже если вы очистили папку Удаленные случайно, восстановить письма из нее невозможно».
Письмо исчезло после работы в Outlook или другой почтовой программе? Страница справки «Пропали письма из ящика» называет причину: «Если вы пользуетесь сторонней почтовой программой и удаляете в ней письма, то они пропадают и в Яндекс Почте». Виноват протокол IMAP: по той же странице, он синхронизирует структуру ящика на сервисе со структурой ящика в программе. Куда именно уходит такое письмо на сервере, страница не уточняет. Сам я первым делом открыл бы «Удалённые» в веб-версии Почты.
Что может вернуть администратор
У файлов с личных Дисков есть второй уровень — корзина организации. По справке для администраторов, страница «Восстановить файлы, удалённые из корзины сотрудника», она есть в тарифах «Основной», «Продвинутый», «Корпоративный + Управление организацией» и «Корпоративный Максимум». Места в ней — 10 ГБ на сотрудника. С общих дисков туда не попадает ничего. Срок та же страница называет осторожно: «Обычно восстановление доступно в течение 30 дней, но если отведенное место заканчивается, старые файлы удаляются быстрее — чтобы освободить место для новых». Поэтому точную дату сотруднику лучше не обещать. Большие файлы отрезаны совсем: «Файлы размером от 10 ГБ восстановить нельзя — они не попадают в корзину организации, потому что слишком большие».
Вернуть файл администратор может на Диск владельца или на Диск другого сотрудника. Если места у получателя мало, файл восстановится, но может переполнить Диск, и тогда, по странице корзины организации, сервис «перейдет в режим просмотра». На уже переполненный Диск файл не восстановится, пока там не освободят место.
У общих дисков корзина своя. Страница «Общие диски» документации администратора говорит о ней так: «Файлы можно восстановить из корзины в течение 30 дней, потом они удаляются окончательно». Среди действий администратора та же страница называет и очистку этой корзины. Запасного уровня вроде корзины организации для общего диска страница «Общие диски» не называет.
Для почты справка даёт администратору архив писем в кабинете организации. На странице «Вопросы и ответы» раздела «Архив писем» на вопрос, останутся ли в архиве копии писем, если сотрудник удалит их из ящика, стоит короткое «Да». Но помогает архив только тем, кто включил его заранее. Страница справки о включении и отключении архива предупреждает: «письма, которые были удалены владельцами ящиков до включения архива, восстановить уже не получится». Других путей вернуть письмо после очистки «Удалённых» страницы «Удаление писем» и «Пропали письма из ящика» администратору не описывают.
Когда штатно вернуть уже нельзя
Жёстче всего с удалённым аккаунтом. Страница «Сотрудники» в справке для администраторов Яндекс 360 пишет прямо: «Если вы удалите аккаунт, созданный на вашем домене, сотрудник потеряет все данные на Яндекс Диске и в Яндекс Почте. Восстановить данные будет невозможно». Архив писем здесь тоже не выручит. На вопрос, сохраняются ли в архиве письма сотрудников, чьи аккаунты удалены, в «Вопросах и ответах» архива записано «Нет».
У администратора есть мягкий вариант — блокировка. Раздел «Сотрудники» разрешает блокировать сотрудника с аккаунтом на домене организации, и у заблокированного «вся информация о его аккаунте сохранится». Удалять аккаунт я бы стал только после того, как нужные данные сохранены вне Яндекс 360. Если копию снимает «+Альянс Бэкап Яндекс 360», снимать её нужно до блокировки: по документации сервиса версии 1.7, заблокированные пользователи из копирования исключаются.
Остальные тупики видны по таблице: файл вытеснен из корзины организации или её нет в тарифе, файл от 10 ГБ после Корзины Диска, общий диск после 30 дней или ранней очистки, очищенные «Удалённые» без архива писем.
Что настроить заранее, пока ничего не пропало
Сверьте тариф Яндекс 360 компании со списком тарифов, где есть корзина организации: от этого зависит, есть ли у файлов второй уровень.
Решите вопрос с архивом писем. Он не смотрит назад, поэтому включать его в день пропажи поздно. Страница о включении архива ставит условие заранее: «Перед включением архива обязательно проконсультируйтесь с юристом своей организации».
Если сотрудники работают в почтовых программах, посмотрите опцию со страницы справки о настройке Microsoft Outlook: «Если вы хотите, чтобы удаленные в почтовой программе письма оставались на некоторое время на сайте Яндекс Почты, включите опцию Отключить автоматическое удаление писем, помеченных в IMAP как удаленные». Предел у опции страница называет сама: окончательно письма удалятся с Почты после перезапуска почтовой программы.
Срок Корзины Диска справка отсчитывает с момента перемещения в неё, срок «Удалённых» — с момента удаления письма. Сам этот момент администратор, как я это вижу, не застаёт: про пропажу ему рассказывает сотрудник, когда приходит с вопросом. Удалённый аккаунт, вытесненный из корзины организации файл и общий диск после 30 дней не спасут ни тариф, ни архив писем, ни опция для IMAP. Для них, на мой взгляд, остаётся копия данных за пределами Яндекс 360 со своим сроком и своей датой отсчёта.
Такую копию делает наш сервис «+Альянс Бэкап Яндекс 360». По документации продукта версии 1.7, данные извлекаются «через официальные API» Яндекса и сохраняются «в бакеты S3, указанные администратором организации». В перечне сервисов той же документации — Диск, Почта, Календарь, Списки задач, Контакты, Трекер, Общие диски. Копии идут цепочкой ревизий, и из неё можно «восстановить данные на нужный момент времени».
У пути назад через копию «+Альянс Бэкап Яндекс 360» два условия, их называют ответы нашего разработчика. Параметр глубины хранения backup_depth в политике компании задаётся по сервисам и удаляет внутри уже созданных копий файлы, которым больше заданного числа дней. После снятия или окончания лицензии данные ещё 30 дней доступны только для просмотра, затем объекты удаляются из S3 клиента.
С удалённым аккаунтом у «+Альянс Бэкап Яндекс 360» своё правило, и документация версии 1.7 формулирует его так: «заблокированные или удалённые пользователи исключаются из процесса резервного копирования; для них доступны только скачивание ранее сохранённых копий и миграция». Копия, снятая заранее, остаётся с оговорками о глубине хранения и сроке лицензии, а новую по такому сотруднику уже не снять. Порядок при увольнении отсюда такой: сначала копия, потом блокировка, удаление аккаунта — последним.
Расписание в документации версии 1.7 идёт «с минимальной периодичностью раз в сутки», поэтому перед рискованной операцией копию лучше запустить вручную — там же описано «разовое резервное копирование выбранных сервисов». Почту, по той же документации, сервис копирует, только если у сотрудника включён доступ по IMAP для сторонних приложений. Предела размера файла документация не называет, так что файлы от 10 ГБ я бы проверил на своих данных до того, как на копию рассчитывать.
Способы копии я разбирал отдельно: копия почты Яндекс 360 тремя способами и сравнение четырёх способов резервного копирования Яндекс 360.
Корзины уже не помогут: как вернуть данные из копии «+Альянс Бэкап Яндекс 360»
Возврат из копии «+Альянс Бэкап Яндекс 360» начинается с даты: нужна ревизия, снятая до удаления и захватившая нужный объект. Тут пригодится то, что сотрудник сообщил администратору: когда удалили, сколько весил файл и где он лежал. Глубже, чем разрешает параметр политики компании backup_depth, назад не уйти.
Письмо в копии ищут поиском, листать ящик целиком не придётся. В документации продукта версии 1.7 есть поиск в резервных копиях «по отправителю, теме, папке и другим параметрам, позволяющий быстро находить нужные сообщения без ручного просмотра всей копии». У общего диска копии собраны в его карточке, в разделе «Общие диски».
Найденное возвращают в Яндекс 360 или выгружают. По документации версии 1.7 восстановление «возвращает ранее сохранённые данные обратно в подключённые сервисы Яндекса — целиком либо выборочно (отдельные папки, файлы, письма, события календаря, задачи или контакты)». Для Диска документация даёт выбор места: «в исходное или новое расположение (в том числе в рамках миграции)». Если данные нужны вне Яндекс 360, копию скачивают «в исходном формате либо в виде архива .zip»; для писем формат — EML.
Когда аккаунта сотрудника уже нет, документация версии 1.7 называет для удалённых пользователей два пути: «скачивание ранее сохранённых копий и миграция». Для миграции в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» администратор задаёт, с какой учётной записи и на какую переносить данные, отмечает сервисы (Диск, Почту, Календарь, Списки задач, Контакты) и для Диска и Почты выбирает целевую папку. Условие документация ставит такое: «у целевого пользователя должна быть активна подписка с соответствующей опцией». Трекера и общих дисков в перечне сервисов этой миграции нет.
Готово ли, видно в разделе «История». По документации версии 1.7, там собраны копирования, восстановления, скачивания и миграции «с их результатами». Отвечать сотруднику «вернули» я бы стал после того, как там появилась запись о восстановлении.
Частые вопросы
Занимают ли удалённые файлы место на Диске?
Да, пока лежат в Корзине. Файлы в Корзине, по странице справки «Удаление файлов и папок», «продолжают занимать место на Диске». Документация API Диска на странице «Удаление файла или папки» пишет о том же: «Чтобы освободить место, следует также удалять ресурсы из корзины».
Попадут ли в архив писем письма, отправленные из почтовой программы?
Попадут, с одним исключением. На странице «Вопросы и ответы» раздела «Архив писем» ответ такой: «Да. Единственное исключение — в архив не попадет письмо, отправленное через SMTP и не синхронизированное по IMAP». Письма заблокированных сотрудников в архиве, по той же странице, тоже доступны.
Что будет с архивом писем, если его выключить?
Отключённый архив писем удаляется не сразу: у администратора есть месяц, чтобы передумать. Справка пишет об этом так: «Если включить архив обратно в течение месяца, он сохранит созданные поиски и их результаты. Спустя месяц архив будет удален вместе со всеми поисками».
Александр Жогов, основатель компании «+Альянс». Сроки и цитаты платформы даны по справке Яндекс 360 для бизнеса и документации REST API Яндекс Диска, условия нашего сервиса — документация продукта версии 1.7 и ответы разработчика.
