Куда уходит удалённый файл с Диска и письмо из почтового ящика в Яндекс 360? Показываем корзину Диска, корзину организации, папки «Удалённые» и «Спам» — сроки и случаи, когда вернуть штатно уже нельзя.
Пропал файл с Диска или письмо из ящика. Сначала выясните две вещи: где он лежит прямо сейчас и сколько дней у него осталось. Таблица ниже отвечает на оба вопроса. Дальше по порядку: что вы вернёте сами, с чем идти к администратору и что делать, если сроки Яндекс 360 уже вышли.
Где лежит удалённое и сколько оно там хранится
| Что удалили | Где искать | Сколько там хранится |
|---|---|---|
| Файл на Диске: в браузере, в приложении или в папке Диска на компьютере | Корзина Диска | 30 дней, потом Корзина очищается сама |
| Файл, который уже убрали из Корзины Диска | Корзина организации; вернуть оттуда может только администратор, и не на всех тарифах | «Обычно» 30 дней, при нехватке места меньше; файлы от 10 ГБ её минуют |
| Файл с общего диска | Корзина общего диска | 30 дней, если администратор не очистил её раньше |
| Письмо | Папка «Удалённые» | 30 дней |
| Письмо, которое ушло в спам | Папка «Спам» | 10 дней |
| Письмо, удалённое уже из папки «Удалённые» | В ящике — нигде; копия есть в архиве писем, если администратор включил архив до удаления | Срок хранения копий не назван; просите администратора искать письмо сразу |
| Всё, что было у сотрудника, чей аккаунт на домене организации удалили | Нигде | Не хранится: данные Диска и Почты восстановить невозможно |
Файл в своей Корзине, письмо в «Удалённых» или в «Спаме» вы вернёте без администратора. С остальным пишите ему сразу и приходите с тремя сведениями: когда примерно удалили, сколько весил файл и где он лежал — на своём Диске, в чужой общей папке или на общем диске.
Файл пропал с Диска: как вернуть его самому
В браузере хватит трёх действий: откройте Корзину, выделите нужные файлы или папки и нажмите на верхней панели «Восстановить».
В приложении для Android путь такой: в нижней строке «Файлы», в верхней — «Корзина», затем отметьте файлы и нажмите значок восстановления.
Файл, удалённый в папке Диска на компьютере, ищите в Корзине Диска: при удалении из папки Яндекс Диска на компьютере он на сервере автоматически перемещается в неё. Откройте Корзину в браузере.
Файла нет в вашей Корзине, а лежал он в чужой папке? Когда участник общей папки удаляет из неё файл, тот автоматически перемещается в Корзину удалившего и в Корзину владельца папки. Спросите владельца.
Файл удалил скрипт через API Диска
Файл, удалённый через REST API Диска, по умолчанию уходит в Корзину, как и при удалении кнопкой. Решает параметр permanently. При false файл или папка перемещаются в Корзину, и это значение по умолчанию. При true они удаляются мимо Корзины.
Первым делом смотрите Корзину: её содержимое скрипт получит запросом GET /v1/disk/trash/resources. Вернуть файл можно через PUT /v1/disk/trash/resources/restore, указав путь к нему в Корзине. Подвох здесь в параметре overwrite: по умолчанию он равен false, и тогда восстановление отменяется, если на месте уже лежит файл с тем же именем.
В Корзине файла нет? Я вижу два объяснения. Либо приложение вызвало удаление с permanently=true. Либо Корзину потом очистили запросом DELETE /v1/disk/trash/resources: без параметра path он очищает её полностью. Корзину организации попросите администратора проверить в любом случае.
Если скрипт работал с общим диском, ищите файл в корзине этого диска: у каждого общего диска она своя, отдельная. Через API над его файлами и папками доступно большинство тех же операций, что и на личном Диске, в том числе просмотр корзины и удаление объектов из неё.
Письмо пропало: «Удалённые», «Спам» и почтовая программа
Удалённое письмо переезжает в папку «Удалённые». Достать его оттуда просто: откройте «Удалённые», выделите письма, нажмите «В папку» и выберите, куда вернуть. Работает это, пока с удаления прошло меньше месяца.
Со спамом ещё короче. В браузере выделите письмо и нажмите «Не спам!» — оно уйдёт во «Входящие». В приложении откройте письмо, нажмите «Еще», затем «Не спам».
Очищенная папка «Удалённые» — тупик: восстановить письма из неё невозможно, даже если очистили её случайно.
Письмо исчезло после работы в Outlook или другой почтовой программе? Стоит удалить письмо в сторонней почтовой программе, и оно пропадает и в Яндекс Почте. Причина в протоколе IMAP: он синхронизирует структуру ящика на сервисе со структурой ящика в программе. Начните с папки «Удалённые» в веб-версии Почты.
Что может вернуть администратор
У файлов с личных Дисков есть второй уровень — корзина организации. Она есть в тарифах «Основной», «Продвинутый», «Корпоративный + Управление организацией» и «Корпоративный Максимум». Места в ней — 10 ГБ на сотрудника. Срок не твёрдый: обычно восстановление доступно 30 дней, но когда отведённое место заканчивается, старые файлы удаляются быстрее. Поэтому точную дату сотруднику лучше не обещать. Большие файлы отрезаны совсем: файл от 10 ГБ в корзину организации не попадает, и восстановить его нельзя.
Вернуть файл администратор может на Диск владельца или на Диск другого сотрудника. Если места у получателя мало, файл восстановится, но может переполнить Диск, и тогда сервис перейдёт в режим просмотра. На уже переполненный Диск файл не восстановится, пока там не освободят место.
У общих дисков корзина своя. Файлы из неё можно восстановить в течение 30 дней, потом они удаляются окончательно. Очистить эту корзину администратор может и раньше. Корзина организации здесь не подстрахует: файлы с общих дисков в неё не попадают.
Для почты у администратора есть архив писем в кабинете организации. Если сотрудник удалил письмо из ящика, копия в архиве остаётся. Но помогает архив только тем, кто подключил его заранее: письмо, которое владелец ящика удалил до включения архива, восстановить уже не получится. Другого штатного способа вернуть письмо после очистки «Удалённых» я не знаю.
Когда штатно вернуть уже нельзя
Жёстче всего с удалённым аккаунтом. Яндекс предупреждает администраторов прямо: «Если вы удалите аккаунт, созданный на вашем домене, сотрудник потеряет все данные на Яндекс Диске и в Яндекс Почте. Восстановить данные будет невозможно». Архив писем здесь тоже не выручит: письма сотрудников, чьи аккаунты удалены, в нём не сохраняются.
У администратора есть мягкий вариант — блокировка. Заблокировать можно сотрудника с аккаунтом на домене организации. Вся информация о его аккаунте при этом сохранится. Удалять аккаунт я бы стал только после того, как нужные данные лежат вне Яндекс 360. Если копию делает «+Альянс Бэкап Яндекс 360», снимите её до блокировки: заблокированных пользователей сервис из копирования исключает.
Остальные тупики такие: файл вытеснен из корзины организации или её нет в тарифе, файл от 10 ГБ после Корзины Диска, общий диск после 30 дней или ранней очистки, очищенные «Удалённые» без архива писем.
Что настроить заранее, пока ничего не пропало
Сверьте тариф Яндекс 360 компании со списком тарифов, где есть корзина организации: от этого зависит, есть ли у файлов второй уровень.
Решите вопрос с архивом писем. Он не смотрит назад, поэтому включать его в день пропажи поздно. Перед включением Яндекс просит обязательно проконсультироваться с юристом организации.
Если сотрудники работают в почтовых программах, посмотрите опцию «Отключить автоматическое удаление писем, помеченных в IMAP как удаленные». С ней письма, удалённые в почтовой программе, остаются на некоторое время на сайте Яндекс Почты. Предел у опции есть: окончательно письма удалятся с Почты после перезапуска почтовой программы.
Срок Корзины Диска идёт с момента, когда файл в неё переместился, срок «Удалённых» — с момента удаления письма. Сам этот момент администратор, как я это вижу, не застаёт: про пропажу ему рассказывает сотрудник, когда приходит с вопросом. Удалённый аккаунт, вытесненный из корзины организации файл и общий диск после 30 дней не спасут ни тариф, ни архив писем, ни опция для IMAP. Для них, на мой взгляд, остаётся копия данных за пределами Яндекс 360 со своим сроком и своей датой отсчёта.
Такую копию делает наш сервис «+Альянс Бэкап Яндекс 360». Он забирает данные через официальные API Яндекса и сохраняет их в бакеты S3, которые указал администратор вашей организации. В копию идут Диск, Почта, Календарь, Контакты, Списки задач, Вики, Формы, Трекер и общие диски. Общий почтовый ящик сервис копирует, только если доступ по IMAP для этого ящика включён. Делегированных ящиков сервис не копирует. Каждый запуск фиксирует только изменения с прошлой ревизии. Получается цепочка версий, и данные можно восстановить на нужный момент времени.
У копии «+Альянс Бэкап Яндекс 360» тоже есть сроки, и знать их надо до первой пропажи. Глубина хранения — параметр backup_depth в политике компании, он задаётся по сервисам. По умолчанию число дней не задано, и глубина не ограничена: регулярные копии ничего не теряют. Когда число стоит, параметр удаляет внутри уже созданных копий файлы, которым больше этого числа дней. Поэтому, если ставите число, выбирайте его по возрасту самых старых данных, которые нужно уметь вернуть. Второй срок связан с лицензией: после её снятия копии ещё 30 дней можно просматривать и скачивать, а данные — перенести другому сотруднику с лицензией или перевести в архив; затем обычные копии удаляются из вашего S3. После окончания подписки к этим 30 дням добавляются ещё 60: копии скрыты, доступ к ним открывает техподдержка по запросу.
Отдельно про уволенных. Заблокированных и удалённых пользователей «+Альянс Бэкап Яндекс 360» из копирования исключает, по ним доступны только скачивание ранее сохранённых копий, миграция и перенос копии в архив, если архивное хранение есть в тарифе. Копия, снятая заранее, остаётся в пределах глубины хранения и срока лицензии, а новую по такому сотруднику уже не снять. Отсюда порядок: сначала копия, потом блокировка, удаление аккаунта — последним.
Минимальная периодичность расписания — раз в сутки. Поэтому перед рискованной операцией снимите копию вручную: разовое копирование выбранных сервисов планового запуска не ждёт. Почту сервис копирует, только если у сотрудника включён доступ по IMAP для сторонних приложений. Файлы от 10 ГБ минуют корзину организации, а в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» своего предела на размер файла нет. Ограничивает только объём бакета S3, поэтому следите, чтобы в нём хватало места под такие файлы.
В «+Альянс Бэкап Яндекс 360» есть две опции для того, что лежит в корзине Яндекс Диска и в корзине почтового ящика; обе появились в версии 1.8.3. Опция «Корзина Диска» забирает в копию файлы и папки, которые находятся в корзине Яндекс Диска. Опция «Папка „Удалённые“» копирует письма из корзины почтового ящика. Обе есть на всех тарифах и настраиваются для каждого сотрудника: на вкладке «Пользователи», в расписании и при ручном запуске. Проверьте на вкладке «Пользователи», как эти опции выставлены у сотрудников, чьи данные терять нельзя.
Способы копии я разбирал отдельно: копия почты Яндекс 360 тремя способами и сравнение четырёх способов резервного копирования Яндекс 360.
Корзины уже не помогут: как вернуть данные из копии «+Альянс Бэкап Яндекс 360»
Возврат из копии «+Альянс Бэкап Яндекс 360» начинается с даты: первым делом ищите ревизию, снятую до удаления и захватившую нужный объект. Тут пригодится то, что сотрудник сообщил администратору: когда удалили, сколько весил файл и где он лежал. Помешать может глубина хранения: данные старше срока, заданного в backup_depth, из копий вычищаются.
Ревизии, снятой до удаления, нет? Откройте в копии сотрудника сервис «Диск» и найдите папку «Корзина Диска». В ней лежит то, что одноимённая опция скопировала из корзины Яндекс Диска. Восстановление из этой папки идёт в папку «Восстановлено из корзины ГГГГ-ММ-ДД».
Письмо в копии ищут поиском, листать ящик целиком не придётся. Поиск в резервных копиях работает по отправителю, теме, папке и другим параметрам. У общего диска копии собраны в его карточке, в разделе «Общие диски».
Найденное возвращают в Яндекс 360 или выгружают. Восстановление кладёт сохранённые данные обратно в подключённые сервисы Яндекса, целиком или выборочно: отдельные папки, файлы, письма, события календаря, задачи, контакты. Файлы Диска возвращаются в исходное расположение или в новое. Если данные нужны вне Яндекс 360, копию скачивают в исходном формате либо архивом .zip; письма при этом лежат в EML.
Когда аккаунта сотрудника уже нет, «+Альянс Бэкап Яндекс 360» оставляет по нему два действия: скачать копии, сделанные раньше, или перенести данные миграцией. Для миграции администратор задаёт, с какой учётной записи и на какую переносить данные, отмечает сервисы (Диск, Почту, Календарь, Списки задач, Контакты) и для Диска и Почты выбирает целевую папку. У целевого пользователя должна быть активна подписка с опцией «Миграции», у самого администратора — право full. Трекера и общих дисков среди сервисов такой миграции нет.
Готово ли, видно в разделе «Операции»: там собраны копирования, восстановления, скачивания и миграции с их результатами. Отвечать сотруднику «вернули» я бы стал после того, как там появилась запись о восстановлении.
Частые вопросы
Занимают ли удалённые файлы место на Диске?
Да, пока лежат в Корзине: файлы в ней продолжают занимать место на Диске. Чтобы место освободилось, их нужно удалить и из Корзины. К файлам, которые скрипт удалил через API Диска, это относится так же.
Попадут ли в архив писем письма, отправленные из почтовой программы?
Попадут, с одним исключением: в архив не попадёт письмо, отправленное через SMTP и не синхронизированное по IMAP. Письма заблокированных сотрудников в архиве тоже доступны.
Что будет с архивом писем, если его выключить?
Отключённый архив писем удаляется не сразу: у администратора есть месяц, чтобы передумать. Включите архив обратно в течение месяца — созданные поиски и их результаты сохранятся. Спустя месяц архив удаляется вместе со всеми поисками.
Александр Жогов, основатель компании «+Альянс».
