Как сделать резервную копию почты Яндекс 360: три способа и границы каждого

Вопрос звучит просто, а ответ зависит от того, кто спрашивает. Сотруднику нужна копия своего ящика — ему хватит почтовой программы. Администратору нужна копия всех ящиков организации, причём такая, которая останется, если сотрудник уволится или ящик удалят. Это разные задачи, и штатные средства платформы закрывают только первую.

Ниже три способа. По каждому — кто настраивает, что попадает в копию и где способ перестаёт работать. Первые два штатные: почтовая программа и общие ящики. Третий — наш продукт, «+Альянс Бэкап Яндекс 360». Дочитаете — выберете способ под свою задачу и будете знать, как убедиться, что копия не пустая.

Коротко

• Штатная резервная копия почты в Яндекс 360 снимается почтовой программой по IMAP. Доступ по этому протоколу включает сам сотрудник — в настройках своей учётной записи.
• Ограничить работу почтовых программ по IMAP и POP3 администратор может централизованно — через API Яндекс 360, параметрами enable_imap и enable_pop. И то не для всех: у сотрудника, который уже включил доступ себе, он останется. Включение остаётся за владельцем ящика.
• Корзина и папка «Удалённые» — не резервная копия: это отсрочка на срок, который задаёт платформа.
• «+Альянс Бэкап Яндекс 360» снимает копию почты по IMAP в формате EML с сохранением структуры папок и складывает её в S3-хранилище организации. Копирует по расписанию, не чаще раза в сутки, инкрементными ревизиями.
• Главная проверка после настройки «+Альянс Бэкап Яндекс 360»: открыть копию и убедиться, что папки и письма на месте. При выключенном у сотрудника IMAP задача завершается успешно, но почта в копии пустая.

Копия или отсрочка

Резервная копия — это отдельная копия данных, живущая по своим правилам: в другом хранилище, со своим сроком хранения и своей процедурой восстановления. Ключевое слово — «отдельная». Пока данные лежат внутри платформы и подчиняются её срокам, это не копия, а состояние.

Отсюда критерий: если удаление в Яндекс 360 или окончание срока в корзине уничтожает данные окончательно, копии у вас не было. Порядок проверок и сроки корзин платформы я разбирал отдельно, в статье о восстановлении удалённых данных в Яндекс 360; здесь речь о том, что делают заранее.

Способ 1. Почтовая программа по IMAP

Штатный путь: почтовую программу подключают к ящику по IMAP. Работает он для одного ящика, а настраивает всё сам владелец.

1. Откройте раздел Почтовые программы в настройках Яндекс Почты: https://mail.yandex.ru/?dpda=yes#setup/client.
2. Включите опцию С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP.
3. Проверьте, что опция Пароли приложений и OAuth-токены включена.
4. Сохраните изменения.
5. Откройте страницу Пароли приложений в Яндекс ID (https://passport.yandex.ru/security/app-passwords), нажмите на строку Почта, придумайте название пароля и нажмите Далее.
6. Скопируйте пароль из всплывающего окна сразу: увидеть его можно только один раз.
7. В почтовой программе укажите созданный пароль приложения и параметры сервера: imap.yandex.ru, порт 993, шифрование SSL.

Когда доступа по IMAP нет, почтовая программа сообщает об этом громко: «Нет соединения с сервером». Если входите по паролю приложения, проверьте в настройках Яндекс Почты опции «Разрешить доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов» → «С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP» и «Пароли приложений и OAuth-токены» — они должны быть включены.

Что даёт почтовая программа по IMAP и где её границы

Почтовая программа, подключённая по IMAP, получает письма и вложения с той структурой папок, что есть на сервере. Синхронизация касается и удалений: письмо, удалённое в почтовой программе, пропадает и в Яндекс Почте. Так что от ошибочного удаления копия на рабочем месте, на мой взгляд, не страхует.

Границы у копии в почтовой программе простые. Она привязана к одному рабочему месту. IMAP — протокол доступа к почте: остальные сервисы Яндекс 360 через него не подключаются, а контакты синхронизируются отдельным шагом настройки. И в Почте, и в Яндекс ID всё настраивает сам сотрудник, поэтому на организацию способ масштабируется плохо.

Как администратор Яндекс 360 управляет доступом по IMAP

Администратор организации может ограничить доступ по IMAP и POP3 через API Яндекс 360: параметрам enable_imap и enable_pop задаётся значение false. У сотрудников, чьи аккаунты создадут после этого, доступа к ящику по IMAP или POP3 не будет. У тех, кто уже в организации, результат зависит от них самих: кто настроил доступ сам, у того он останется, кто не настраивал — доступа не получит. Централизованного запрета на работу по IMAP или POP3 для уже существующих сотрудников в Яндекс 360 пока нет.

Способа включить доступ по IMAP за сотрудника — сразу всем или одному — я не нашёл: у Яндекса это действие владельца ящика. Значит, включение IMAP — пункт регламента, а не технической настройки: кто отвечает, к какому сроку и как проверяется результат.

Способ 2. Общие и делегированные ящики

IMAP, но применённый к чужому ящику. Доступ к общим и делегированным ящикам выдаёт администратор организации, и пароли от чужих аккаунтов для этого знать не нужно. Пошаговая настройка у Яндекса расписана для Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook и Apple Mail.

Если собираетесь снимать копию общих ящиков этим путём, учтите два следствия. Работа с письмами в таких ящиках общая: всё, что делает в ящике один сотрудник, отображается и у других. А письма, которые прочитал сотрудник с доступом к делегированному ящику, отметятся прочитанными и в почтовой программе владельца. Сбор копии оставляет следы в чужом ящике, и это организационный вопрос, а не технический.

Проверьте и доступ по IMAP у самого общего ящика. «+Альянс Бэкап Яндекс 360», третий способ из этой статьи, копирует общий ящик, только если этот доступ включён. С почтовой программой исходите из того же условия. А сам способ испытайте на одном ящике, прежде чем на него рассчитывать.

Способ 3. «+Альянс Бэкап Яндекс 360» в своё S3-хранилище

«+Альянс Бэкап Яндекс 360» — сервис нашей компании «+Альянс». Он делает резервные копии Яндекс 360 для бизнеса: забирает данные через API Яндекса и складывает их в S3-хранилище организации. Настраивает копирование администратор организации.

Наш сервис копирует не одну почту. В таблице — Почта и ещё четыре сервиса Яндекс 360 с данными сотрудника: что копируется и в каком формате. Общие диски и Трекер копируются как данные уровня организации. С версии 1.8.0 в копию входят Яндекс Формы, с версии 1.8.1 — Яндекс Вики; Вики, как и Трекер, лицензируется на уровне организации.

Общий почтовый ящик «+Альянс Бэкап Яндекс 360» копирует как обычного пользователя. Для этого у ящика должен быть включён доступ по IMAP. Делегированные ящики наш сервис не копирует.

Скачать копию из нашего сервиса можно целиком или выборочно: как есть, в исходном формате, или одним архивом .zip. Восстановление возвращает данные обратно в подключённые сервисы Яндекса — тоже целиком или выборочно.

Лежит копия в S3-бакетах организации. Для каждого подключения администратор указывает Access Key, Secret Key, имя бакета и хост провайдера. Подключений может быть несколько. Приоритет бакетов задаётся перетаскиванием в списке, а любой бакет можно временно отключить — тогда он не участвует в копировании. Статус подключения показан бейджем с числом активных бакетов.

Сам «+Альянс Бэкап Яндекс 360» данные у себя не держит: содержимое данных сотрудников и организаций на его серверах не сохраняется. Сервис здесь посредник: данные из сервисов Яндекса он получает через API, а передаёт их напрямую в бакеты S3, указанные администратором. Шифрование — AES с длиной ключа 256 бит в режиме GCM, с проверкой целостности данных. У каждой организации свои ключи шифрования. Бакет подключили, а ключ не активировали — сервис покажет предупреждение о неполной настройке хранилища. Увидели такое — сначала активируйте ключ.

Копирование в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» инкрементное: при запуске фиксируются только изменения с момента последней ревизии. Из цепочки версий можно восстановить состояние на нужный момент. Число ревизий не ограничено и зависит только от длительности активной подписки.

У тарифов «+Альянс Бэкап Яндекс 360» расписание устроено по-разному. На «Старте» оно единое: одно на всю организацию. На «Бизнесе» и «Корпоративном» работают групповые политики, и у каждой группы сотрудников оно своё. В интерфейсе выбирается режим «Календарь» — дни недели и время запуска — или «CRON», где расписание записывают выражением. Чаще одного раза в сутки расписание поставить нельзя, и тариф тут ничего не меняет. И ещё одно правило там, где есть группы: каждый сотрудник или общий диск состоит только в одной.

Для почты в сервисе есть поиск и панель дубликатов. Поиск по резервным копиям находит письма по отправителю, теме, папке и другим параметрам — просматривать всю копию руками не нужно. Панель дубликатов помогает найти повторяющиеся письма в ящике сотрудника и удалить их: избыточных данных становится меньше, нагрузка на следующее копирование — ниже.

Три способа рядом

Что должно быть на месте до подключения

Предусловия у «+Альянс Бэкап Яндекс 360» я делю на три группы.

Инфраструктура и рабочее место. Нужны организация в Яндекс 360 с минимальным тарифом «Основной», S3-хранилище достаточного объёма и браузер с поддержкой JavaScript.

Сотрудник. Он сам включает доступ по IMAP — без этого почта не копируется. И учётная запись у него должна быть действующей. Заблокированные и удалённые пользователи из копирования исключаются: для них остаются только выгрузка ранее снятых копий, миграция и перенос копии в архив, если архивное хранение есть в тарифе. Это стоит прочитать дважды, если у вас есть регламент увольнения: после блокировки снять новую копию уже нельзя, поэтому копия снимается до неё.

Полномочия и согласие. Администратору нужны права на подключение к сервисам Яндекса и на управление S3. Сотрудники, чьи данные копируются, должны дать согласие на обработку данных по политике организации.

Проверка, без которой статус задачи ничего не значит

Настроили копирование, задача отработала, в истории «+Альянс Бэкап Яндекс 360» значится успешное выполнение. Само по себе это ещё не означает, что копия есть.

При выключенном у сотрудника доступе по IMAP задача резервного копирования завершается успешно, а почта в копии оказывается пустой. Отказ тихий: статус задачи о проблеме не сообщает. Почтовая программа при том же выключенном IMAP сразу выдаёт «Нет соединения с сервером» — здесь такого сигнала нет. Почта начнёт копироваться, когда сотрудник включит доступ по IMAP для сторонних приложений.

Поэтому смотрите на содержимое, а не на статус: откройте копию и проверьте, есть ли в ней папки и письма. Дальше сверьте объём копии с объёмом ящика — сам я смотрю в первую очередь на расхождение между ними. Повторите проверку на нескольких сотрудниках. Если у вас как у администратора IMAP включён, проверка на своём ящике ничего не покажет.

Границы, которые честнее назвать сразу

У «+Альянс Бэкап Яндекс 360» пять ограничений. Знать их лучше до настройки:

• Расписание — не чаще раза в сутки. Между двумя запусками письмо могут получить и удалить. На этот случай с версии 1.8.3 у сотрудника есть опция «Папка „Удалённые“»: с ней сервис копирует и письма из корзины ящика. Включите её тем, чью почту терять нельзя. Письмо, которое до запуска удалили окончательно, в копию не попадёт.
• Одна группа на сотрудника. Группы — это групповые политики тарифов «Бизнес» и «Корпоративный»; на «Старте» политика одна — по умолчанию для всей организации, и расписание единое. Нельзя одновременно держать человека в политике «почта ежедневно» и в политике «диск по пятницам»: состав сервисов, бакет и расписание задаются одной группой. Поэтому группу собирайте сразу под полный набор сервисов и одно расписание.
• Копия снимается только с действующей учётной записи. После блокировки или удаления доступны только уже снятые копии и миграция. И не бессрочно: если лицензию сотрудника отозвать, обычные копии удалятся через 30 дней. Нужное скачайте заранее.
• Корзина сервиса — не корзина платформы. В корзину «+Альянс Бэкап Яндекс 360» попадают удалённые резервные копии и пользователи; до окончательного удаления их можно восстановить. Архивные копии туда не попадают, они хранятся на вкладке «Архивные». Срок корзины задаётся политикой компании: по умолчанию семь дней, не больше тридцати. Удалить раньше срока может только роль owner.
• Архивное хранение — без ревизий. Полный дубликат данных для долгого хранения, а не цепочка версий; выбирается, когда копию нужно держать долго и дешёво.

Частые вопросы

Как сохранить все письма из Яндекс Почты на компьютер?

Я бы подключил ящик к почтовой программе по IMAP. В настройках Яндекс Почты, в разделе «Почтовые программы», должны быть включены две опции: «С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP» и «Пароли приложений и OAuth-токены». Сохраните изменения, создайте в Яндекс ID пароль приложения и введите его в программе. Параметры сервера: imap.yandex.ru, SSL, порт 993.

Одна оговорка. При IMAP структура ящика на сервисе синхронизируется со структурой ящика в программе, поэтому удалённое в программе исчезает и из Яндекс Почты.

Яндекс разве не делает резервные копии сам?

Яндекс защищает платформу: отказоустойчивость и физическая безопасность дата-центров — его зона. А резервное копирование лицензионное соглашение Яндекс 360 для бизнеса прямо относит к обязанностям компании-клиента — пункт 5.4.3.

Корзина в Яндекс 360 — это резервная копия?

Нет. Корзина хранит удалённое ограниченный срок внутри платформы. Резервная копия лежит вне платформы и хранится по своим правилам.

Можно ли включить IMAP всем сотрудникам сразу, из админки?

Операции, которая включает IMAP сразу всем, я не нашёл: в Яндекс 360 опцию IMAP включает владелец ящика в настройках своей Почты. Централизованно делается обратное — доступ ограничивают через enable_imap и enable_pop. Первые настройки кабинета я разбирал в статье об админке Яндекс 360.

В каком формате «+Альянс Бэкап Яндекс 360» сохраняет письма?

EML (.eml), с сохранением структуры папок. Скачать можно в исходном формате или архивом .zip.

Что будет с копиями в «+Альянс Бэкап Яндекс 360», если закончится подписка?

Сразу они не исчезнут. После окончания подписки есть 30 дней: в это время копии можно открывать и скачивать, но не восстанавливать в Яндекс 360. Затем ещё 60 дней копии скрыты в сервисе: доступ к ним открывает техподдержка по запросу. На 90-й день объекты удаляются, и из вашего S3-хранилища тоже. Исключение — копии с защитой от удаления (WORM): их объекты удаляются только после окончания срока защиты. Откладывать из-за этого не стоит: нужное из копий под защитой скачайте до окончания подписки. Для копий без защиты подойдут и эти 30 дней.

Сотрудник уволился, ящик удалили. Можно снять копию?

Нет. «+Альянс Бэкап Яндекс 360» исключает удалённых и заблокированных пользователей из копирования: остаются выгрузка снятого прежде, миграция и перенос копии в архив. Поэтому копия снимается до блокировки или удаления.

С лицензией уволенного не спешите. Через 30 дней после её отзыва обычные копии этого сотрудника удаляются, архивные хранятся до конца своего срока. Прежде чем отдавать лицензию другому, скачайте копию или перенесите её в архив. Архивное хранение зависит от тарифа: на «Старте» его нет, в «Бизнесе» это платная опция, в «Корпоративном» оно включено.

Копируются ли общие ящики?

Да, если у общего ящика включён доступ по IMAP. «+Альянс Бэкап Яндекс 360» обрабатывает общий ящик как обычного пользователя: он занимает отдельную лицензию. С делегированными ящиками иначе: их «+Альянс Бэкап Яндекс 360» не копирует.

Нужно ли выключать почтовые программы, если настроено копирование в S3?

Нет, это независимые вещи. На мой взгляд, их и стоит держать вместе: они закрывают разные риски — недоступность сервиса и потерю данных при уходе сотрудника.

Кому какой способ

Сотруднику, которому нужна копия своей переписки, хватит почтовой программы и семи шагов настройки по IMAP.

Небольшой организации без регламента увольнения общие и делегированные ящики дают, на мой взгляд, один заметный выигрыш: доступ к ящику выдаёт администратор, и пароль владельца для этого не нужен. Цена — следы в чужом ящике. И сначала проверьте способ на одном ящике.

Организации, где увольнения идут регулярно и учётные записи удаляются, первые два пути не подходят вообще: копия должна существовать и после удаления ящика, а на рабочем месте уволенного она не живёт. Здесь нужно сервисное копирование в хранилище организации.

Копию, которая остаётся после удаления ящика, даёт «+Альянс Бэкап Яндекс 360». Почтовая программа держит копию на рабочем месте сотрудника. Наш сервис по расписанию складывает копии Почты, Диска, Календарей и Контактов в ваше S3-совместимое хранилище, и удаление ящика они переживают — если за уволенным остаётся лицензия и действует подписка. Лицензия на данные сотрудников берётся на выбранных пользователей, а не на весь тенант, так что начать можно с тех, чьи ящики терять нельзя.

За лицензией уволенного в «+Альянс Бэкап Яндекс 360» нужно следить. Если отозвать её, чтобы отдать новому сотруднику, обычные копии уволенного через 30 дней удалятся — подписка при этом может действовать. Архивные копии при отзыве лицензии остаются: каждая хранится, пока не выйдет её срок. Поэтому сначала копию скачивают или переносят в архив и только потом освобождают лицензию. На тарифе «Старт» архивное хранение недоступно, в «Бизнесе» подключается платной опцией, в «Корпоративный» входит. И после окончания подписки копии 30 дней открыты для просмотра и скачивания, ещё 60 — доступны только через техподдержку, а затем удаляются.

Вместе с сервисом появляется отдельная работа: следить, чтобы у новых сотрудников доступ по IMAP был включён с первого дня. А после первого запуска — открыть копию и посмотреть, что письма на месте. Что спросить у поставщика копирования до договора, я собрал в семи вопросах.

Александр Жогов, основатель компании «+Альянс».