Почта и Диск уволенного сотрудника в Яндекс 360: что сохранить до удаления учётной записи

В Яндекс 360 почта уволенного сотрудника и его Диск живут ровно столько, сколько его учётная запись. Если удалить сотрудника с учётной записью на домене организации, письма и файлы пропадут, и вернуть их будет нельзя. Блокировка такой учётной записи сохраняет всю информацию аккаунта, но заблокированный по-прежнему входит в счёт. Порядок поэтому такой: сначала сохранить нужное, потом заблокировать, удалять — последним.

Статья написана для администратора, которого руководитель просит не потерять переписку с клиентами, а бухгалтерия — не платить за пустое место. После неё у вас будет порядок действий на день увольнения. И будет понятно, что потеряется навсегда, если поторопиться. Начинать нужно до блокировки: пока человек ещё работает, снять резервную копию его почты и файлов. В «+Альянс Бэкап» такую копию снимают, если Яндекс 360 у организации подключён по тарифу «Основной» или выше. Когда с сотрудника снимут лицензию сервиса, обычная копия проживёт ещё 30 дней, если подписка действует.

Коротко

• Удаление учётной записи на домене стирает Почту и Диск сотрудника, восстановить их невозможно.
• Заблокировать можно только доменную учётную запись. После блокировки сотрудник не может пользоваться Почтой и прочими сервисами организации, а информация его аккаунта сохраняется. В счёт за Яндекс 360 он идёт наравне с действующими сотрудниками.
• Правило пересылки ставят администраторы и менеджеры правил, пока учётная запись ушедшего не удалена. Заработав через 10 минут, оно отдаёт преемнику только новые письма и только на адреса домена организации. В перечне тарифа «Основной» правила обработки писем есть, у «Минимального» они не названы.
• Резервную копию в «+Альянс Бэкап» делают, пока сотрудник не заблокирован: заблокированных сервис в копирование не включает. Подходит сервис организациям, у которых Яндекс 360 на «Основном» тарифе или выше. После снятия с ушедшего лицензии «+Альянс Бэкап» обычная копия хранится 30 дней, пока действует подписка. За этот срок её можно сделать архивной: тогда ей не нужны ни учётная запись в Яндекс 360, ни лицензия. Выбранный срок архивная копия проживёт, если до его конца будут действовать подписка и архив в тарифе «+Альянс Бэкап». Опцией архив подключается на «Бизнесе» и входит в «Корпоративный», а на «Старте» его нет.

Блокировка или удаление: что происходит с данными?

Заблокировать в Яндекс 360 можно только учётную запись на домене организации. Приглашённого сотрудника, который работал под личным аккаунтом на Яндексе, можно только удалить. Он потеряет доступ к сервисам организации и выйдет из её подразделений и групп.

С доменной учётной записью всё серьёзнее. Про удаление Яндекс предупреждает прямо: сотрудник потеряет все данные на Яндекс Диске и в Яндекс Почте, и дальше стоит фраза: «Восстановить данные будет невозможно». Вот что меняется в каждом случае:

Блокировка доменной учётной записи выглядит безопасным вариантом, но у неё есть цена. В счёт идут все сотрудники, подключённые к организации, включая неактивных и заблокированных. Списание считается каждые сутки. Держать заблокированного полгода ради его почты — значит полгода за него платить.

В каком порядке увольнять сотрудника в Яндекс 360?

Шаги ниже идут в том порядке, в котором я бы их делал. Первые четыре — пока сотрудник ещё работает.

1. Снимите резервную копию, пока сотрудник не заблокирован. У заблокированного «+Альянс Бэкап» новых копий уже не делает, а копия, снятая раньше, остаётся. Подключают сервис, если у организации «Основной» тариф Яндекс 360 или выше. Если подписка действует, обычная копия пролежит в сервисе до 30-го дня после снятия с сотрудника лицензии. В эти дни её можно сделать архивной, если в тарифе «+Альянс Бэкап» у вас есть архивное хранение: на «Бизнесе» это опция, в «Корпоративном» оно включено, на «Старте» его нет. Архивная копия хранится выбранный вами срок, пока действует подписка и архивное хранение остаётся в тарифе.
2. Настройте пересылку новых писем преемнику. В перечне тарифа «Минимальный» правила обработки писем не названы, в перечне «Основного» они есть. Путь в кабинете: «Почта» → «Правила для писем» → «Добавить правило». Правило создают администраторы и менеджеры правил, и сделать это нужно, пока учётная запись сотрудника не удалена. Оно начинает работать через 10 минут и действует только для писем, полученных после этого. Получателей можно указать до 30, все — на домене организации.
3. Проверьте пересылку, настроенную на адрес сотрудника. После блокировки она продолжит работать, и письма на его ящик так и будут уходить адресатам, указанным в этой пересылке. Проще снять её до блокировки, пока сотрудник ещё пользуется своей почтой. Потом отключать её придётся входом в ящик заблокированного или методом API MailUserSettingsService_DeleteRule.
4. Заберите у него доступ к делегированным ящикам. Если сотрудник читал чужой ящик по делегированию, блокировка этот доступ не снимает. Закрывают его в кабинете на странице «Почта» → «Делегированные ящики» или методом API MailboxService_DeleteDelegated.
5. Заблокируйте учётную запись на домене организации. Пользоваться Почтой и другими сервисами организации сотруднику больше нельзя. Информация его аккаунта сохранится, а после разблокировки он сможет продолжить работу.
6. Удаляйте, когда всё нужное уже сохранено. Удаление убирает сотрудника из счёта. У доменной учётной записи оно же стирает Почту и Диск без возврата.

Чем ограничены встроенные способы?

Архив писем Яндекс 360 в перечне тарифа «Минимальный» не назван, а начиная с «Основного» он в тарифе есть. Собирает он письма только тех ящиков, что созданы на домене организации. Включает архив администратор сам: по умолчанию доступ к письмам через архив выключен. Архив не смотрит назад: письма, удалённые владельцем ящика до включения архива, в нём уже не найти. Попавшие туда письма остаются доступны и после блокировки сотрудника, а с удалением его учётной записи пропадают. В архиве можно искать письма, а открывать и пересылать их — по одному. Перед включением архива Яндекс просит проконсультироваться с юристом организации.

Старая переписка и файлы Диска остаются в учётной записи уволенного, и если она доменная, удаление сотрёт их вместе с ней. Выгрузки ящика или Диска силами администратора в справке Яндекс 360 нет, а какие способы у администратора всё же есть, собрано в статье об экспорте почты и Диска из Яндекс 360 администратором. У Яндекс Досок есть функция «Перенести данные»: администратор или менеджер Досок передаёт коллеге доски, команды, проекты и медиаматериалы уволившегося. Почту и Диск она не переносит.

Если нужна копия всей организации, а не одного уходящего сотрудника, начните со сравнения четырёх способов резервного копирования Яндекс 360.

Как сохранить почту и Диск уходящего сотрудника в резервной копии?

«+Альянс Бэкап» — это резервное копирование Яндекс 360 от компании «+Альянс», которое хранит копии Почты, Диска, Календаря, Контактов и других сервисов в S3-хранилище вашей организации, отдельно от Яндекс 360. Из Почты и Диска копируется всё содержимое, письма сохраняются с прежней структурой папок. Подключить сервис можно, если тариф Яндекс 360 — «Основной» или выше. Состав и тарифы — на странице «+Альянс Бэкап» для Яндекс 360.

Заблокированные и удалённые сотрудники в копирование «+Альянс Бэкап» не включаются, поэтому новой копии у заблокированного уже не появится. Копии, снятые до блокировки, остаются в сервисе, и сколько они там пролежат, зависит от лицензии сотрудника и от подписки.

Лицензию с ушедшего снимают вручную, или она снимается сама после блокировки или удаления в Яндекс 360. Пока подписка действует, у администратора есть 30 дней. В эти дни копии сотрудника можно просмотреть, скачать с ключом и правом «Скачивание всех», отдать миграцией коллеге с лицензией или перевести в архив. Архив даёт не каждый тариф «+Альянс Бэкап»: «Корпоративный» — сразу, «Бизнес» — с опцией, на «Старте» его нет. Выбранный вами срок архивная копия держится, пока подписка не закончилась, а архив остаётся в вашем тарифе. Новых копий в эти дни не делается, а на 30-й день обычные копии удаляются. Решать судьбу копии нужно внутри этих 30 дней.

Если файлы ушедшего нужны всему отделу, «+Альянс Бэкап» переносит их из копии сотрудника на общий диск: «Управление» → «Миграция» → «Перенос данных», папку назначения указать обязательно. Переносятся только файлы Диска. Корзина, история версий, права доступа общего диска и публичные ссылки остаются за бортом. Для переноса в тарифе «+Альянс Бэкап» нужна опция «Общие диски», она есть на «Бизнесе» и в «Корпоративном».

Скачать копию в «+Альянс Бэкап» можно целиком или выборочно, по папкам и файлам. Данные приходят ZIP-архивом, который собирается прямо в браузере. Внутри письма лежат в формате .eml, контакты — в .vcf, календари и задачи — в .ics, а файлы Диска — в исходном виде. Для скачивания нужен мастер-ключ организации или ключ доступа. Скачивать данные других сотрудников может пользователь с правом «Скачивание всех».

Сколько хранится архивная копия и на каких тарифах она есть?

Архивная копия в «+Альянс Бэкап» — это копия данных бывшего сотрудника, которая хранится без привязки к его учётной записи Яндекс 360 и к его лицензии «+Альянс Бэкап». Держать за ним ни то ни другое не нужно, так что учётную запись можно удалить и перестать за неё платить. Глубина хранения обычных копий к архиву по умолчанию не применяется: данные в нём лежат целиком. В архив переводят обычную копию, снятую до блокировки. Перевести её нужно в те 30 дней, что идут после снятия лицензии, пока подписка не закончилась.

У каждой архивной копии срок хранения свой: 14, 30, 90 или 180 дней либо до окончания подписки. Пока срок не наступил, его продлевают на вкладке «Архивные». Когда срок наступает, копия ещё 30 дней доступна только для просмотра и скачивания, затем удаляется. Начиная за 7 дней до удаления, сервис каждый день присылает письмо-предупреждение: администратору — всегда, остальным сотрудникам — при включённой в профиле рассылке.

Если подписка или архивный тариф закончатся раньше срока самой копии, архивная копия 30 дней доступна только для просмотра и скачивания. Для скачивания по-прежнему нужны ключ и право «Скачивание всех». Через 30 дней после окончания тарифа она удаляется.

Сам сервис работает у организаций с «Основным» тарифом Яндекс 360 или выше. Архив в нём есть не на всех тарифах. На «Старте» его нет. В «Корпоративном» он включён. На «Бизнесе» архив подключается опцией, она стоит 2 500 ₽ в год за архив.

Получить 30 дней бесплатно Тарифы

Что, если сотрудник перед уходом удалил письма или файлы?

У Яндекс 360 на этот случай есть «Корзина организации». Из неё администратор восстанавливает файлы, которые сотрудник удалил из своей корзины, на Диск владельца или другого сотрудника. На каждого сотрудника там отведено 10 ГБ. Обычно файлы доступны 30 дней, но если место кончается, старые удаляются быстрее. Файлы от 10 ГБ и файлы с общих дисков туда не попадают. Есть эта возможность в тарифах «Основной», «Продвинутый», «Корпоративный» с опцией «Управление организацией» и «Корпоративный Максимум».

Архив писем Яндекс 360 поможет, только если его включили до того, как сотрудник удалил письма: тогда удалённое из ящика в архиве остаётся. По умолчанию архив выключен, и письма, стёртые до его включения, через него уже не вернуть. Попадают в архив только ящики на домене организации, а с удалением учётной записи сотрудника пропадают и его письма в архиве. Проверьте и тариф: архив писем есть в перечне «Основного», а у «Минимального» он не назван. Включать архив стоит заранее, а не в день увольнения.

В «+Альянс Бэкап» на такой случай есть две опции. С опцией «Папка „Удалённые“» в копию идут и удалённые письма: из почтовой корзины они копируются обычной папкой. Опция «Корзина Диска» добавляет файлы из корзины Диска, пока они там лежат. Включаются опции в настройках, а работают при включённом у сотрудника сервисе: первая — с Почтой, вторая — с Диском. Подключить сервис можно, если у организации в Яндекс 360 «Основной» тариф или выше. Сработают опции только в копиях, снятых до блокировки сотрудника. После снятия с него лицензии обычная копия хранится 30 дней, если подписка не закончилась. Вернуть данные из копии можно на нужный момент времени — целиком или отдельные папки, файлы и письма. Для данных ушедшего это делает пользователь с правом «Восстановление всех» и ключом доступа, а учётная запись, куда они идут, должна быть с лицензией.

Порядок поиска удалённого и сроки каждой корзины я разбирал в статье про возврат удалённых писем и файлов Яндекс 360.

Как отрепетировать увольнение до первого настоящего случая?

Прогоните весь порядок на тестовой учётной записи на домене организации: заблокируйте её, отправьте на её адрес письмо и посмотрите, куда оно попало. Поведение своей организации лучше увидеть до того, как уйдёт живой сотрудник с перепиской.

Какие шаги увольнения останутся в журналах Яндекс 360, а какие придётся вписывать в акт вручную, показано в статье об оффбординге сотрудника и журналах Яндекс 360.

Частые вопросы

Что будет с почтой сотрудника после удаления из Яндекс 360?

Почта и Диск сотрудника с доменной учётной записью стираются вместе с ней, и вернуть их нельзя. Архив писем Яндекс 360 письма удалённых сотрудников тоже не хранит. Сохранить ящик и Диск целиком можно заранее — копией «+Альянс Бэкап», снятой до блокировки. Для этого Яндекс 360 должен быть у вас на «Основном» тарифе или выше. Когда с ушедшего снимут лицензию, обычная копия продержится 30 дней при действующей подписке. За это время копию можно перевести в архивную: среди тарифов «+Альянс Бэкап» архив есть в «Корпоративном», на «Бизнесе» подключается опцией, на «Старте» его нет. Архивная проживёт срок, который вы выберете, если раньше него не кончатся ни подписка, ни архив в тарифе.

Можно ли передать почту уволенного другому сотруднику?

Новые письма — да, правилом пересылки, а старую переписку — из резервной копии. Оба способа зависят от тарифа Яндекс 360: правила обработки писем названы в перечне тарифа «Основной» и не названы в перечне «Минимального», а «+Альянс Бэкап» подключают при «Основном» или выше. Правило в разделе «Почта» → «Правила для писем» ставит администратор или менеджер правил, и успеть нужно до того, как учётную запись уволенного удалят. Через 10 минут оно начнёт пересылать преемнику письма, пришедшие после этого, причём адресаты должны быть на домене организации. Из копии «+Альянс Бэкап» ящик переносится миграцией коллеге, у которого есть лицензия. Копия для этого должна быть снята до блокировки, а на миграцию после снятия лицензии с уволенного у вас 30 дней, пока подписка не закончилась. Как администратору забрать старую переписку другими способами, рассказано в материале об экспорте старой почты и файлов администратором Яндекс 360.

Сколько хранить почту уволенного?

Срок решает ваша организация. Пока доменная учётная запись сотрудника заблокирована, Яндекс 360 берёт за неё плату, поэтому долгое хранение удобнее вести вне этой учётной записи. Архивную копию «+Альянс Бэкап» держат столько, сколько вы выбрали: самый короткий срок — 14 дней, самый долгий — до окончания подписки. Продержится она весь этот срок, если у вас в силе подписка на сервис и архив в её тарифе. Сервису нужен Яндекс 360 с тарифом «Основной» или выше. Тарифы у сервиса свои: на «Старте» архива нет, на «Бизнесе» его подключают опцией, а в «Корпоративном» он уже есть. Архивной делают обычную копию, снятую до блокировки, и успеть нужно до 30-го дня с момента, когда с сотрудника сняли лицензию, при действующей подписке.

Нужно ли платить за заблокированного сотрудника?

Да. Яндекс 360 списывает плату каждые сутки за всех подключённых к организации, заблокированных в том числе, а блокируют только доменные учётные записи. Из счёта сотрудника убирает удаление, но у доменной учётной записи вместе с ним пропадают Почта и Диск. Поэтому копию «+Альянс Бэкап» снимают до блокировки, а учётную запись удаляют, когда нужное уже сохранено. Подключить сервис получится, если тариф в Яндекс 360 — «Основной» или выше. Обычная копия после снятия лицензии с сотрудника живёт 30 дней, если подписка действует. Дольше хранится архивная копия, если перевести в неё обычную в эти 30 дней: в тарифе сервиса «Корпоративный» архив уже есть, на «Бизнесе» берётся опцией, на «Старте» его нет.

Можно ли сделать копию уже заблокированного?

Новую — нет: «+Альянс Бэкап» заблокированных сотрудников не копирует. Копия, появившаяся до блокировки, остаётся. Работает сервис при «Основном» тарифе Яндекс 360 или выше. Пока подписка действует, в течение 30 дней после снятия лицензии копию можно скачать, перенести миграцией в учётную запись коллеги с лицензией или сделать архивной. Для скачивания понадобятся ключ и право «Скачивание всех». Архив входит в «Корпоративный» тариф «+Альянс Бэкап», на «Бизнесе» его добавляют опцией, а на «Старте» архива нет. Потом обычная копия удаляется, а архивная живёт выбранный срок, если раньше не оборвутся подписка «+Альянс Бэкап» или архив в её тарифе.

Александр Жогов, руководитель «+Альянс».