Экспорт почты и Диска из Яндекс 360 администратором: способы, форматы и ограничения

Выгрузить почту сотрудника Яндекс 360 можно почтовой программой по IMAP или своим кодом через сервисное приложение. Для IMAP сотрудник сам включает протокол и создаёт пароль приложения, и только до блокировки своей учётной записи. Сервисное приложение подключает владелец организации, если у неё есть почтовый домен и тариф Яндекс 360 «Основной», «Продвинутый» или «Корпоративный». Почту и Диск из резервной копии «+Альянс Бэкап» скачает администратор с ключом доступа и правом «Скачивание всех». Тариф Яндекс 360 для копии нужен «Основной» или выше, а по заблокированной учётной записи новых копий не будет. Когда с сотрудника сняли лицензию, его обычную копию при живой подписке можно скачать ещё 30 дней. Экспорт почты Яндекс 360 и файлов с Диска сотрудника разобран ниже по способам: что получится, в каком формате и после какого момента способ уже не сработает.

Коротко

• Функцию, которой администратор сохранил бы чужой ящик или Диск в файл, я в справке Яндекс 360 не нашёл.
• Почтовая программа забирает письма по IMAP с паролем приложения, который создаёт сам сотрудник, и только пока его не заблокировали. В каком виде письма лягут на компьютер, решает программа. Стёртое в ней письмо исчезнет и из ящика.
• Сервисное приложение открывает коду доступ к почте и Диску сотрудников организации. Подключает его владелец организации. Нужен почтовый домен, а из тарифов Яндекс 360 подходят «Основной», «Продвинутый» и «Корпоративный». Программу выгрузки пишете вы.
• Для «+Альянс Бэкап» Яндекс 360 нужен на «Основном» или выше; копии сервис снимает только с активных учётных записей. Письма из копии скачиваются файлами .eml, календари и задачи — .ics, контакты — .vcf, файлы Диска — в исходном виде; .pst и .mbox среди них нет. Копию скачивает администратор с правом «Скачивание всех», указав ключ доступа.
• Когда доменный аккаунт удалён, его Почту и Диск в Яндекс 360 уже не вернуть. Обычные копии «+Альянс Бэкап» доступны 30 дней после того, как с сотрудника сняли лицензию, если подписка к тому времени не закончилась. Архивные лежат весь заданный им срок, пока действуют и подписка, и архивное хранение в вашем тарифе «+Альянс Бэкап»: «Корпоративный» его включает, к «Бизнесу» оно добавляется опцией.

Какие способы есть и что они дают?

Экспорт данных Яндекс 360 — это сохранение писем, файлов, контактов и календарей сотрудника в файлы за пределами Яндекс 360 на конкретный момент.

Начните со списка «Сотрудники» в админке Яндекс 360: учётная запись активна, заблокирована или её собираются удалять? От ответа зависит, какие способы ещё открыты.

Заблокированный сотрудник не сможет пользоваться ни Почтой, ни другими сервисами организации, хотя вся информация о его аккаунте сохранится. Пароль приложения для IMAP сотрудник создаёт до блокировки. Свой Диск он скачивает сам, пока работает. Резервную копию «+Альянс Бэкап» (нужен Яндекс 360 от «Основного») тоже снимают, пока учётная запись активна: данные заблокированных Яндекс 360 для копии не отдаёт. После удаления доменного аккаунта данные сотрудника на Диске и в Почте теряются без возможности восстановления.

Способов пять, и по трудозатратам они сильно разные.

Как выгрузить почту одного сотрудника?

Способа, которым сотрудник сохранил бы свой ящик файлом, в справке Почты для бизнеса я не нашёл. Ближе всего к этому кнопка «Скачать зашифрованное письмо», но она для писем, зашифрованных сертификатом. Вложения со страницы письма скачать можно.

Для почтовой программы сотрудник включает IMAP в настройках Яндекс Почты и создаёт пароль приложения. Делает он это до блокировки: заблокированный уже не может читать письма и управлять ими. Пароль приложения показывается один раз. Программа подключается к imap.yandex.ru по SSL на порт 993, логин — полный адрес ящика. Формат файлов на диске Яндекс не задаёт, его выбирает программа. Сборку копии по IMAP и то, почему она не страхует от удалений, я описывал в разборе «Как сделать резервную копию почты Яндекс 360: три способа и границы каждого». Кто включает IMAP и что тут может администратор, — в заметке на Хабре.

Осторожнее с чисткой: если стереть письмо в почтовой программе, его не станет и в Яндекс Почте. Общие и делегированные ящики проще: почтовая программа открывает их по правам доступа, без пароля чужого аккаунта.

Архив писем Яндекс 360 выгрузку не заменяет. В нём есть поиск, просмотр и пересылка, причём переслать можно одно письмо за раз. Доступ к письмам через архив по умолчанию выключен. Восстановить через архив письма, стёртые до его включения, не получится. В работающем архиве письма заблокированных сотрудников есть, удалённых — нет. Попадает туда почта только ящиков на домене организации, импортированная — нет. В перечне тарифа Яндекс 360 «Минимальный» архив не назван, он появляется с «Основного».

В «+Альянс Бэкап» есть раздел «Яндекс 360 → Почта». Он работает с текущими ящиками сотрудников в реальном времени, резервная копия ему не нужна, а Яндекс 360 нужен на тарифе «Основной» или выше. Ищет по одному или нескольким ящикам: по теме и тексту письма, по папкам, по диапазону дат. Найденные письма можно просмотреть, скачать в .eml или удалить. Чтобы забирать письма коллег, нужны два права, «Чтение всех» и «Скачивание всех», а у сотрудника — лицензия с сервисом «Почта». Это удобно, когда нужен не весь ящик, а переписка по одному договору за квартал.

Весь ящик скачивают из копии «+Альянс Бэкап», снятой, пока учётная запись сотрудника была активна. Понадобится право «Скачивание всех». В дереве копий щёлкните правой кнопкой по пользователю, сервису или папке, выберите «Скачать» и укажите ключ доступа. Каждое письмо придёт отдельным файлом .eml со своими вложениями.

Как выгрузить Диск сотрудника?

Пока сотрудник работает, свой Диск он забирает кнопкой «Скачать» на верхней панели. Папки приходят ZIP-архивом. Через браузер берутся только папки меньше 50 ГБ, в которых меньше 10 000 файлов. Папки побольше Яндекс предлагает скачивать программой «Яндекс Диск» для компьютера с подключённым тарифом Яндекс 360. В браузере папки идут по одной. Обходной путь простой — сложить всё в одну папку и забрать её.

Файлы из Корзины и старые версии сначала восстанавливают, и только потом их можно скачать.

Пути для администратора к личному Диску сотрудника я у Яндекса не нашёл. Остаются API и копия.

Через REST API Диска файлы забирает программа. Ей нужен OAuth-токен на Диск конкретного пользователя, и для чужого Диска его на 1 час выдаёт сервисное приложение Яндекс 360. Приложение подключает владелец организации. Условия у него такие: почтовый домен и тариф «Основной», «Продвинутый» или «Корпоративный» в Яндекс 360. Запрос GET https://cloud-api.yandex.net/v1/disk/resources/download?path=… возвращает ссылку на скачивание ресурса по указанному пути, и живёт она ограниченное время. Метода, который одним вызовом отдал бы весь Диск, в документации REST API я не нашёл: скачивание идёт по ресурсам.

Копия «+Альянс Бэкап» забирает Диск сотрудника, пока его учётная запись активна, а нужен ей Яндекс 360 от «Основного». Диск из копии скачивают целиком или выборочно, отдельными папками и файлами. Файлы приходят в исходном виде либо ZIP-архивом. Вход в аккаунт сотрудника не понадобится. Нужен ключ доступа, а у вас самого — право «Скачивание всех».

Как выгрузить данные всей организации?

Сервисное приложение Яндекс 360 — это приложение, через которое организация управляет ресурсами пользователей по API. С его помощью можно, например, создать резервную копию писем. Подключает его владелец организации, приложений может быть до 20, нужен почтовый домен. Сервисные приложения доступны на тарифах «Основной», «Продвинутый» и во всех версиях «Корпоративного».

Выгрузку через сервисное приложение пишет программист. Его код обменивает учётные данные приложения на временный токен конкретного сотрудника, указав его user_id или email. Токен действует 1 час. С ним почта читается по IMAP с авторизацией OAuth, Диск — через REST API, календарь — по CalDAV. Пример со страницы сервисных приложений только считает письма в папках, скачивание пишете вы.

Подключение сервисного приложения — ещё и юридический шаг. По пункту 3.6 оферты Яндекс 360 после подключения администратор обязан уведомить всех пользователей и при необходимости получить их письменное согласие.

«+Альянс Бэкап» компании «+Альянс» — это сервис резервного копирования Яндекс 360 на тарифах от «Основного». Копии почты, Диска, контактов, календарей и задач сотрудников лежат в S3-хранилище организации и выдаются файлами. Копию, в которую вошли все сотрудники, можно забрать целиком. Архивные копии скачивают отдельным заходом, не вместе с обычными. Архивное хранение даёт наш тариф «Корпоративный», а на «Бизнесе» оно подключается опцией. Новые копии наш сервис снимает, пока учётная запись сотрудника активна: заблокированных и удалённых в копирование не берёт.

Данные всех сотрудников из копий «+Альянс Бэкап» забирает администратор, которому выдали право «Скачивание всех». Это право входит в «Полные права»; по умолчанию у сотрудника есть только «Чтение своих». Копии в S3 зашифрованы. Чтобы их забрать, понадобится мастер-ключ организации либо личный ключ, выданный конкретному пользователю. Ключ пользователя можно отозвать.

Задачи на скачивание «+Альянс Бэкап» выполняет по очереди, их видно на панели «Скачивание». Если часть файлов не загрузилась, у задачи будет статус «Готово с ошибками» и список этих файлов.

Получить 30 дней бесплатно Тарифы

В каком формате получится результат?

ZIP-архив с данными из копии «+Альянс Бэкап» ваш браузер сам собирает и расшифровывает. Если скачивание прервалось, начинать сначала не придётся: оно пойдёт дальше с того места, где остановилось.

Почту «+Альянс Бэкап» отдаёт только в .eml, ни .pst, ни .mbox при скачивании не выбрать. С .pst он работает в обратную сторону: берёт такой файл на импорт и переносит из него только почту. Импорт из .mbox не поддерживается.

Если почту нужно куда-то переносить дальше, заранее проверьте, принимает ли ваша почтовая программа .eml.

Экспорт или резервная копия: в чём разница?

Выгрузка фиксирует данные на один момент. Письмо, которое придёт завтра, в ней уже не окажется. Для разового запроса этого хватает: руководитель попросил переписку, вы её отдали.

Резервная копия в «+Альянс Бэкап» — это данные сотрудников, которые наш сервис сам забирает из Яндекс 360 по расписанию, самое частое — раз в сутки. Яндекс 360 для этого нужен от «Основного». Копия хранит ревизии, и данные можно вернуть на нужный момент.

С уходящими сотрудниками у копии «+Альянс Бэкап» своя граница. Новые копии появляются, пока учётная запись не заблокирована: заблокированных и удалённых сервис в копирование не включает, но сделанные раньше копии по ним остаются. Снятие лицензии с сотрудника при действующей подписке даёт 30 дней. В эти дни его копии можно смотреть и скачивать, перенести миграцией другому сотруднику, а если ваш тариф «+Альянс Бэкап» даёт архивное хранение («Корпоративный» или «Бизнес» с опцией) — перевести в архив. Восстановить или перенести данные можно лишь в учётную запись, у которой есть лицензия. По истечении 30 дней при действующей подписке обычные копии удаляются. Исключение — лицензию сняли из-за окончания или сокращения тарифа: тогда копии ещё 60 дней скрыты и удаляются на 90-й день.

Архивная копия «+Альянс Бэкап» хранится без учётной записи и без лицензии сотрудника. Срок ставят каждой копии отдельно: 14 дней, 30, 90 или 180, а можно и на всё время подписки. При действующей подписке копия удаляется в тот день, когда её срок истёк; продлить срок, пока он не кончился, можно на вкладке «Архивные». Архивное хранение — опция нашего тарифа «Бизнес», в «Корпоративный» оно входит, на «Старте» его нет. Состав каждого тарифа — на странице «+Альянс Бэкап».

Порядок действий при увольнении собран в статье «Почта и Диск уволенного сотрудника в Яндекс 360: что сохранить до удаления учётной записи». Копию с другими способами защиты данных сравнивает материал «Резервное копирование Яндекс 360: какой из четырёх способов закрывает вашу задачу».

Какой способ выбрать под задачу?

Я бы шёл от того, что именно просят.

• Нужны файлы с Диска сотрудника, который ещё работает и не заблокирован, — пусть скачает их сам. Браузер отдаст папку, если она меньше 50 ГБ и файлов в ней меньше 10 000; что крупнее — через программу «Яндекс Диск», когда к ней подключён тариф Яндекс 360.
• Нужна переписка по теме или за период — поиск в разделе «Яндекс 360 → Почта» в «+Альянс Бэкап», если Яндекс 360 у вас на «Основном» или выше. Вам понадобятся «Скачивание всех» и «Чтение всех», а ящик должен принадлежать сотруднику с лицензией, где есть «Почта».
• Нужен весь ящик одного человека, а копии нет — почтовая программа по IMAP. Включить протокол и создать пароль приложения сотрудник должен сам и до блокировки, иначе путь закрыт. Письма в программе не чистите: стёртое там пропадёт и в ящике.
• Данные многих сотрудников нужно забирать своим кодом — сервисное приложение. Закладывайте время программиста. Тариф Яндекс 360 нужен «Основной», «Продвинутый» или «Корпоративный», а ещё почтовый домен. Доступ подключает владелец организации.
• Данные должны пережить удаление учётной записи — резервная копия «+Альянс Бэкап». Её снимают, пока учётная запись ещё активна, а Яндекс 360 для этого нужен на «Основном» или выше. После снятия лицензии с сотрудника обычная копия при действующей подписке остаётся на 30 дней. Дольше хранится архивная копия: архив даёт наш тариф «Корпоративный» или «Бизнес» с подключённой опцией. Скачивание из копии требует права «Скачивание всех» и ключа доступа.

Самый ранний рубеж — блокировка. Почтой заблокированный сотрудник уже не пользуется, а «+Альянс Бэкап» не снимет по нему новую копию. Когда доменный аккаунт удалён, в самом Яндекс 360 выбирать уже не из чего: его Почта и Диск потеряны. Остаются копии, снятые раньше. На обычные отводится 30 дней от того дня, когда сотрудник остался без лицензии, и только пока подписка оплачена. Архивные ждут до конца своего срока, если до него доживут подписка и архивное хранение по вашему тарифу «+Альянс Бэкап».

Частые вопросы

Как администратору выгрузить почту сотрудника Яндекс 360?

Штатной выгрузки чужого ящика в справке Яндекс 360 я не нашёл, так что все пути обходные. Почтовая программа по IMAP — если сотрудник до блокировки включил протокол и создал пароль приложения; стёртое в программе пропадёт и в ящике. Сервисное приложение подключает владелец организации. Работает оно на тарифах Яндекс 360 «Основной», «Продвинутый» и «Корпоративный», если у организации есть почтовый домен; выгрузку пишет разработчик. «+Альянс Бэкап» работает с Яндекс 360 от «Основного». Из копии, снятой при активной учётной записи, письма забирают с правом «Скачивание всех» и ключом. Когда с сотрудника сняли лицензию, на это остаётся 30 дней, если подписка не кончилась. Из живого ящика в разделе «Яндекс 360 → Почта» — с правами «Скачивание всех» и «Чтение всех», если в лицензии сотрудника есть «Почта».

Можно ли экспортировать всю почту организации?

Да, двумя путями. Первый — свой код через сервисное приложение. Его включает владелец организации, а нужны почтовый домен и один из тарифов Яндекс 360: «Основной», «Продвинутый», «Корпоративный». Код берёт для каждого сотрудника токен на 1 час и забирает почту по IMAP. Второй — «+Альянс Бэкап» при Яндекс 360 от «Основного»: копию со всеми сотрудниками забирают целиком, если у вас есть ключ доступа и право «Скачивание всех». Свежие копии сервис снимает, пока учётная запись активна, а заблокированных и удалённых не копирует. Копии сотрудника, с которого сняли лицензию, при действующей подписке доступны ещё 30 дней. Архивные копии забирают вторым заходом. Архив даёт наш тариф «Корпоративный», а в «Бизнесе» он подключается опцией.

В каком формате выгружается почта?

Зависит от способа. Почтовая программа по IMAP хранит письма в своём формате. Сервисное приложение сохраняет их так, как решил разработчик. В «+Альянс Бэкап» каждое письмо приходит отдельным файлом .eml вместе с вложениями, можно и одним ZIP-архивом. Календари и задачи будут в .ics, контакты — в .vcf.

Можно ли выгрузить почту уже удалённого сотрудника?

Если удалён доменный аккаунт, из Яндекс 360 — нет: сотрудник теряет все данные Почты и Диска, и восстановить их будет невозможно. Архив писем Яндекс 360, даже включённый, письма удалённых сотрудников не хранит. Остаются копии «+Альянс Бэкап», снятые, пока учётная запись была активна; сервису для этого нужен Яндекс 360 не ниже «Основного». Обычные копии при действующей подписке скачивают ещё 30 дней после снятия лицензии с сотрудника. Для скачивания понадобится право «Скачивание всех», а ещё ключ. Копия, которую успели перевести в архив, хранится до конца заданного ей срока, если подписка и архивное хранение в тарифе «+Альянс Бэкап» не закончатся раньше. Архив копий входит в наш тариф «Корпоративный», к «Бизнесу» его подключают опцией. Шаги, которые стоит сделать, пока учётная запись жива, собраны в материале «Почта и Диск уволенного сотрудника в Яндекс 360: что сохранить до удаления учётной записи».

Можно ли выгрузить почту в .pst?

Из «+Альянс Бэкап» — нет: письма приходят только файлами .eml. Файл .pst сервис умеет лишь принимать на импорт, и переносится из него одна почта. Файлы .mbox он не отдаёт и не принимает. Если письма забирает почтовая программа по IMAP, формат хранения определяет она сама.

Александр Жогов, руководитель «+Альянс».